Ting, du skal forberede, inden du laver et oversættelsesbrief
Når vi arbejder med oversættelseskunder, går vi ikke i gang med at udarbejde oversættelsesbriefs med det samme. I stedet tager vi os tid til at forstå kundens kommunikationspræferencer, da disse har stor indflydelse på vores oversættelser.
Vi anbefaler, at du også gør dette for dit brand og følger disse trin:
Indsaml eksempler på, hvad I tidligere har skrevet
Indsaml nogle skriftlige eksempler på, hvordan I tidligere har kommunikeret om jeres brand. De kan fungere som referencer for kommunikationsstilen i det webindhold, der skal oversættes. Hvis eksemplerne f.eks. viser, at dit brand bruger uformelt sprog, når det kommunikerer med brugerne, skal det oversatte webindhold formentlig også holdes i en afslappet tone.
Hvad kan bruges som eksempler? Indholdet på dit website kan selvfølgelig bruges. Det samme gælder brochurer, e-mailnyhedsbreve og indlæg på sociale medier – al den kommunikation, der er rettet mod kunderne.
Det er også et stort plus, hvis dit brand har dokumenteret, hvordan det skal kommunikere med sin målgruppe, f.eks. i en styleguide. Så kan man nemlig tage udgangspunkt i den i stedet for at basere sine antagelser på separate indholdselementer.
Når disse referencepunkter så ligger klar, kan du fortsætte med følgende opgaver:
Udarbejd en ordliste
Udarbejd en ordliste – et dokument med termer, ord og vendinger, som dit brand ofte bruger, og de ord, de skal oversættes til på andre sprog.
En sådan ordliste kan f.eks. indeholde:
- relevante brancheudtryk og de tilsvarende udtryk på andre sprog
- brandets foretrukne oversættelser af bestemte begreber
- udtryk, som ikke må oversættes, f.eks. produktnavne.
- oversættelser, der bør undgås (fordi de f.eks. giver et negativt billede af dit brand).
En ordliste hjælper dig med at sikre en ensartet terminologi i hele det oversatte webindhold, så dine pointer og budskaber går klart igennem.
For at udarbejde en ordliste skal du gennemgå eksempler på tekster fra dit brand og identificere termer, som dit brand regelmæssigt bruger i sin kommunikation. Føj disse termer til din ordliste, og beslut derefter, hvordan de skal oversættes (hvis overhovedet).
Hvis du samarbejder med en oversættelsespartner, kan denne hjælpe dig med at indsamle din foretrukne terminologi og lave en ordliste. Dette indsamlingsarbejde er en "meget stor milepæl", ifølge Susanna Eriksson, Senior Account Manager hos TransPerfect.
"Brandet har muligvis præferencer for nogle af termerne, og det vil vi gerne have styr på helt fra starten," forklarer hun.
Susanna kommer også med dette gode tip:
Overvej at skelne mellem obligatoriske oversættelser og valgfri oversættelser, som oversætteren kan bruge afhængigt af konteksten. På den måde får oversætteren mulighed for at bruge de bedste oversættelser i forskellige situationer.
Lav en styleguide
Lav en styleguide, der beskriver dit brands kommunikationsstil – dvs. den måde, dit brand kommunikerer med omverdenen på.
På den måde kan du sikre ensartethed i oversættelsen af dit webindhold. Det gælder især, hvis der skal oversættes mange sider, eller hvis dit indhold skal publiceres i forskellige sektioner på websitet.
En omfattende styleguide omhandler emner som f.eks.:
- Tone of voice, dvs. den tone, kommunikationen skal være holdt i for bedst at afspejle din brands personlighed.
- Din målgruppe og deres egenskaber, så oversætteren kan skræddersy sin oversættelse til at appellere til dem på den mest effektive måde.
- Eventuelle stilistiske retningslinjer for bestemte sektioner på websitet, f.eks. at man kan bruge mere præcise tekniske termer i blogartikler, mens sproget i salgstekster gerne må være mere følelsesladet.
- Skrivekonventioner, f.eks. dine fortrukne stavemåder (af ord, der kan staves på flere måder), brug af store bogstaver, formatering og meget mere. Du foretrækker måske at bruge britisk engelsk stavning, skrive overskrifter med store bogstaver og bruge datoformatet "DD.MMM.ÅÅÅÅ".
- Valutakonventioner, f.eks. om valutakoden skal placeres før eller efter tallet ved en pris.
Hvis der allerede findes noget materiale om, hvordan I kommunikerer om jeres brand, kan du prøve at genbruge noget af det i en styleguide. Hvis ikke, kan du se på nogle eksempler på tekster fra dit brand og ud fra det finde frem til nogle fælles træk, som skal gælde for brandet. Derefter kan du udarbejde en styleguide på baggrund af dine observationer.
Det er vigtigt, at du udarbejder en styleguide for alle de sprog, dit webindhold skal oversættes til!
Ved forskellige sprog kan der være forskellige krav til skrivning og formatering – og målgrupperne kan endda også være forskellige. Uanset hvad, skal du huske at tage højde for dette.
Sådan laver du et brief til oversættelse af webindhold: generelle oplysninger, der skal medtages
Når forberedelserne er færdige, er du klar til at oprette dit brief til oversættelse af webindhold.
I dette afsnit gennemgår vi de vigtigste oplysninger, som dit brief bør indeholde, uanset hvilken type webindhold der er tale om.
Og du behøver ikke at lave dine briefs fra bunden: Du kan downloade vores gratis skabeloner i stedet. Det er meget nemmere. Og så er de klar til brug med det samme.
Projektnavn:
Brug et beskrivende navn, der hjælper dig med at identificere det projekt, dit oversættelsesbrief er til. Et eksempel på et projektnavn kunne være "Oversættelse af ABC Virksomheds e-handelssider 2025".
Ansvarlig person
Angiv navn og kontaktoplysninger på den person, der er ansvarlig for oversættelsesprojektet. Så ved vi, hvem vi skal henvende os til.
Projektets deadline:
Angiv den ønskede deadline for projektet her. Det er også en hjælp for andre teams, når de skal koordinere deres aktiviteter, f.eks. markedsføringen i forbindelse med det oversatte webindhold.
Projektmål:
Hvad vil du opnå ved at få indholdet oversat? Et projektmål kunne f.eks. være:
- At nå ud til et nyt marked.
- At øge synligheden i søgemaskiner på et eksisterende marked.
- At forbedre en eksisterende oversættelse.
Kilde- og målsprog
Briefet skal fortælle om dit webindholds:
- Kildesprog: Tekstens nuværende sprog.
- Målsprog: Det eller de sprog, indholdet skal oversættes til.
Målgruppe:
Kom med lidt baggrundsinformation om de personer, som du ønsker, at dit oversatte webindhold skal nå ud til. Med disse oplysninger kan oversætteren bedre tage højde for din målgruppes karakteristika, præferencer og irritationsfaktorer.
Tone of voice:
Som nævnt ovenfor afspejler et brands tone of voice dets personlighed. Hvis du arbejder med dit brands tone of voice for første gang, kan du med fordel tage udgangspunkt i:
- indhold på din hjemmeside, som er skrevet i den ønskede tone of voice, så du kan få det oversatte indhold til at matche det.
- indhold på din hjemmeside, som ikke er skrevet i den ønskede tone of voice, så du ved, hvordan dit indhold ikke skal formuleres.
Det kan også være en god idé at finde nogle brands, hvis tone of voice du godt kan lide (eller ikke kan lide).
Prøv f.eks. at se, hvor forskellige de to luksusbrands Dior og Fendis kommunikerer. Begge brands er kunder hos TransPerfect, og de har forskellige kommunikationsstrategier, på trods af at de er ejet af samme holdingselskab, LVMH.
"Dior har en følelsesladet og beskrivende stil," fortæller Meritxell. "Hvorimod Fendi har en faktuel og direkte kommunikationsstrategi."
"Det blev meget tydeligt kommunikeret til os af en af Fendis interne tekstforfattere. Hun sagde: "Vi vil ikke kommunikere på samme måde som Dior, for vi vil være anderledes."
Foretrukken terminologi:
Ideelt set har du allerede en ordliste med en detaljeret oversigt over den terminologi, du foretrækker. Men hvis du ikke har det, skal du fortælle i briefet, hvilke termer du foretrækker at bruge. Og hvilke termer man skal undgå at bruge.
Indholdets placering
Fortæl, hvilke dele af dit website det oversatte indhold skal publiceres på – gerne så specifikt som muligt. Placeringen er vigtig, da den kan have indflydelse på de ressourcer, der skal bruges til oversættelsen. Hvis det er et sted med særlig høj synlighed eller særlig meget trafik, kan det betale sig at investere i en lidt dyrere oversættelsesløsning.
Der kan også være pladsmæssige begrænsninger, der skal tages hensyn til.
Hvis en tekst f.eks. skal stå på en knap, er oversættelsens længde ekstra vigtig.
Søgemaskineoptimering (SEO):
Husk at metadata for relateret webindhold, som kan påvirke din ranking i søgemaskinerne, også skal oversættes.
Disse metadata omfatter:
- Særligt vigtige søgeord, som muligvis skal ændres, så de passer til det, den nye målgruppe søger efter.
- Metatitler og -beskrivelser, som kan generere klik fra søgeresultaterne til dit webindhold.
Oprettelse af briefs til oversættelse af bestemte typer webindhold
Ud over de ovennævnte generelle oplysninger bør dit oversættelsesbrief indeholde en række andre oplysninger, hvis du oversætter blogartikler, B2B-servicesider eller produktsider:
Blogartikler
Beskriv i dit brief, hvilke mål du har med dine oversatte blogartikler, så dit team kan levere oversættelser, der opfylder dem. Disse mål adskiller sig typisk fra dine projektmål, da sidstnævnte har et bredere fokus.
Hvis f.eks. målet med din oversatte blogartikel er at fortælle læserne om den merværdi, dit produkt giver dem, skal oversættelsen formidle information om dit produkt på en engagerende og overbevisende måde.
På den måde kan du så nå dit projektmål om at øge kendskabet til dine produkter på dit nye målmarked.
Briefet bør også indeholde noter om den eksisterende artikels relevans for den nye målgruppe.
Hvis det meste af indholdet er irrelevant, bør du overveje at omskrive det helt (det, vi kalder "transcreation"), inden det oversættes til andre sprog.
"En af de mest almindelige udfordringer, man møder, er beslutningen om, hvor tæt det oversatte webindhold skal følge kildematerialet," fortæller Marcus Riberg, Head of Content hos Semantix.
"For mange websider er det en fordel at bestå af en blanding af oversat og originalt indhold."
B2B-servicesider
Oversættelsesbriefet for B2B-servicesider ligner briefet for generelt webindhold. Men beskrivelsen af din målgruppe bør være mere præcis.
For eksempel bør du ud over at identificere branche og virksomhedsstørrelse for din målgruppe også se på:
- forretningsmål
- ansvar inden for organisationen
- irritationspunkter.
Hvorfor skal jeg så gøre det?
Fordi en tredjedel af B2B-kunder foretrækker digitale selvbetjeningsløsninger til at gennemføre salgsprocessen, som det fremgår af McKinseys 2024 B2B Pulse Survey.
I forhold til denne målgruppe skal dine oversatte B2B-servicesider kommunikere attraktive værdiforslag og imødegå eventuelle salgsindvendinger så godt som muligt.
"Når vi arbejder med oversættelseskunder, spørger vi ind til målgruppen og til, hvor formel kommunikationen om indholdet skal være," siger Meritxell.
"På den måde kan vi bedre fokusere på personerne bag de potentielle kunder, der besøger B2B-servicesiderne."
Produktsider
Produktsider består af mange forskellige komponenter, som skal oversættes.
I dit brief skal du derfor identificere alle komponenter, der skal oversættes, f.eks.:
- lange titler
- korte titler
- lange beskrivelser
- korte beskrivelser
- funktioner
- fordele.
Det er også en god idé at angive relevant terminologi, f.eks. navne på produkter og produktlinjer, der skal (eller ikke skal) oversættes. Hvis du har en komplet ordliste, som oversætteren kan få adgang til, er det endnu bedre.
Briefet til produktsiden skal også indeholde oplysninger om eventuelle layoutbegrænsninger, som oversætteren skal tage højde for. F.eks.: "Lang titel må ikke overskride 480 tegn".
Du har lavet dit oversættelsesbrief. Hvad skal der så ske?
Når du har lavet oversættelsesbriefet til dit webindhold, skal du give det videre til dine oversættere, så de kan gå i gang med at oversætte indholdet med udgangspunkt i dine præferencer.
Har du ikke et internt oversættelsesteam? Så bør du overveje at kontakte Semantix.
Vi samarbejder med dygtige oversættere, der oversætter webindhold for virksomheder inden for alle brancher. Og da vi håndterer mere end 230 sprog, er ingen sprogkombination for udfordrende for os.
Vores oversættere bruger også værktøjer som GlobalLink Web til automatisk at registrere og sende nyt webindhold til oversættelse. Det gør oversættelsesprocessen hurtigere og holder omkostningerne nede.
"En undervurderet succesfaktor er at finde oversættelseseksperter, man kan samarbejde med på langt sigt," fortæller Marcus.
"Selvom vi har adgang til den samme talentmasse og de samme oversættere som vores kunder, gør vi meget ud af at opbygge nære relationer til vores oversættere. Vi ved, hvilke oplysninger, de har brug for, og tilføjer dem til vores oversættelsesbriefs, inden de beder om dem – så de altid kan yde deres bedste for vores kunder.
Hvis du allerede har udarbejdet oversættelsesbriefs ved hjælp af vores skabeloner, kan vores team gennemgå og opdatere dem med alle nødvendige oplysninger, inden oversættelsesarbejdet sættes i gang. Vi udarbejder også gerne briefs til dig.
Planlæg et uforpligtende opkald på for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med dit oversættelsesprojekt.