Sådan skriver du en style guide

I dette blogindlæg lærer du, hvorfor en style guide er vigtig, og hvad den kan indeholde.

Styleguide2 1920x860
Indhold
    Indhold

      Hvorfor skal du have en style guide?

      En style guide tjener flere formål: den beskriver den måde, som du kommunikerer med omverdenen på og bidrager til at sikre konsekvens i din eksterne kommunikation, og sikrer, at den afspejler den ønskede stil og gør den let genkendelig for modtagerne. Dette kaldes også for sproglig branding. En style guide kan også indeholde retningslinjer om din interne kommunikation. En style guide bidrager også til at sikre, at f.eks. dit brandbudskab og tone of voice formidles på samme måde, når dine tekster oversættes til andre sprog.

      Dit brand har en unik stemme, der adskiller dig fra dine konkurrenter. Når indhold skrives af flere forfattere, er det uundgåeligt, at der opstår inkonsekvens i forhold til både tone of voice og salgsbudskaber. Dette problem bliver endnu større, når der skabes indhold på flere sprog.

      Ligesom vi reagerer positivt på en velkendt menneskestemme, er dine kunder mere lydhøre over for en kendt brandstemme. At have en ensartet brandkommunikation understreger din troværdighed og pålidelighed.

      Hvad er en style guide?

      En style guide med fokus på skrivestil eller indhold indeholder din organisations skriveregler og instrukser vedrørende bl.a. tone of voice (tonalitet), som tekstforfattere og oversættere kan følge. En style guide indeholder både overordnede retningslinjer om f.eks tone of voice og meget specifikke instrukser i form af stavekonventioner, brug af forkortelser, symboler osv. (læs mere nedenfor).

      Hvorfor er det vigtigt at have en style guide til hvert sprog?

      Hvis dit indhold skal oversættes til flere sprog, skal du bruge en style guide til hvert sprog for at kunne tage højde for vigtige elementer som kulturforskelle og formalitetsniveau. Hvor engelsk og f.eks. de skandinaviske sprog generelt er mindre formelle, når de henvender sig til deres målgruppe, er tysk og fransk generelt mere formelle. Så det kan være nødvendigt at afvige fra den ellers fastlagte tone of voice.

      Hvad er tone of voice?

      ’Tone of voice’, også kaldet ’tonalitet’, er kort fortalt, hvordan din skriftlige og mundtlige kommunikation opfattes af dine kunder. Det er ikke et spørgsmål om, hvad du kommunikerer, men måden, du gør det på, og hvordan det opfattes af modtageren. Hvis du vælger en meget ordrig og teknisk tone of voice/stil med en masse branchespecifikke og smarte buzzwords, er der risiko for, at du mister dit publikum ret hurtigt. Hvorfor eksempelvis skrive: ”Vi vil gerne genbesøge, om vores ressourcer fremadrettet har det rette skillset”, når du kunne skrive: ”Vi vil kigge nærmere på, om vores medarbejdere har de rette færdigheder”.

      Det er derfor vigtigt at beslutte, om din tone of voice skal være meget teknisk, faktuel eller uformel/ikke-teknisk. Og husk, at din tone of voice skal gælde for alt dit indhold. Det kan naturligvis være relevant at tilpasse din tone of voice til forskellige målgrupper eller forskellige kommunikationskanaler. Alder er f.eks. en vigtig faktor, hvis du sælger produkter til forskellige aldersgrupper. En global virksomhed som LEGO skal skræddersy deres kommunikation både til (bedste)forældre, der køber DUPLO klodser til deres (børne)børn, og større børn, der køber deres egne LEGO Technic-klodser.

      Sådan skriver du en style guide

      Det kræver en del hjemmearbejde, inden du går i gang med en style guide. Du kan f.eks. starte med at definere følgende to profiler:

      Virksomhedsprofil

      En generel beskrivelse af, hvordan din virksomhed ser sig selv i forhold til forskellige interessenter (kunder, leverandører, andre samarbejdspartnere og interessenter, lokalsamfundet og, selvfølgelig, dine medarbejdere).

      Hvad ønsker virksomheden at signalere til omverdenen (og til sin egen organisation)?

      Du kan medtage virksomhedens vision, mission og værdier.

      Det er ikke kun et spørgsmål om, hvad der bliver sagt, men også, hvordan det bliver sagt. Ved at tænke over disse spørgsmål kan du sikre konsekvent og professionel kommunikation af høj kvalitet.

      Sproglig profil

      Hvem er kommunikationen beregnet til/rettet mod (f.eks. kunder, teknikere, investorer osv. – der er sjældent kun én målgruppe)?

      Din sproglige profil skal understøtte din virksomhedsprofil. Den skal beskrive din tone of voice. Din tone of voice skal være konsekvent, men skræddersyet til dine forskellige kommunikationskanaler og dine teksttyper, for eksempel:

      • nyhedsbreve
      • tekniske vejledninger
      • produktbeskrivelser
      • marketingmateriale
      • præsentationer
      • taler
      • analyser
      • rapporter
      • Facebook-opslag
      • Instagram-opslag

      De to sidstnævnte tekster typer kræver sandsynligvis en mere uformel og legende tonalitet.

      Du bør også stille dig selv følgende spørgsmål:

      • Hvilke af virksomhedens værdier skal afspejles i kommunikationen med omverdenen?
      • Findes der en brandstrategi, som skal understøttes sprogligt?
      • Skal sproget primært være formelt eller mere uformelt? Hvor personlig skal stilen være?
      • Er det vigtigt, at oversættelserne er tæt på kildeteksten, eller er der brug for en mere fri tilgang (transcreation)? Graden af kreativitet afhænger ofte af teksttypen.
      • Foretrækkes en aktiv eller passiv skrivestil (dvs. skal kommunikationen være direkte, eller skal stilen være mere neutral og formel)?

      Aspekter som kortfattethed og sætningslængde bør også tages i betragtning.

      For virksomheder, der har brug for oversættelse, vil det være nyttigt at samarbejde med en oversættervirksomhed for at sikre, at der bliver taget højde for det hele samt for at få nyttig og relevant feedback på alle ovenstående elementer.

      Når du har alle elementer på plads, kan du gå videre til at definere dine mere specifikke skriveregler.

      Anvendte skriveregler

      For at sikre ensartethed i al kommunikation skal din style guide indeholde de skrive- og formateringsregler, der skal anvendes. Eksemplerne nedenfor er på dansk, men du kan naturligvis udarbejde en style guide på alle relevante sprog. For mange virksomheder vil en style guide på engelsk ofte være et nyttigt udgangspunkt.

      Forkortelser

      Er det ok at bruge gængse forkortelser (osv., f.eks., vha., pga.), eller ønskes forkortelser skrevet helt ud?

      Hvordan skal forkortelser af f.eks. systemer, afdelingsnavne og forretningsområder, som måske ikke er alment kendte, håndteres? Skrives de f.eks. ud, første gang de nævnes, hvorefter forkortelsen benyttes i resten af teksten?

      Apostroffer og anførselstegn

      Ønskes der lige eller krøllede anførselstegn og apostroffer?

      Eksempler:

      • ”Vi er kommet rigtig godt fra start i 2019,” udtaler den administrerende direktør.
      • Du kan finde flere oplysninger i vejledningen ’Sådan installerer du produktet’.

      Kommatering

      Udgangspunktet er grammatisk kommatering på dansk.

      Valutaer

      Hvordan skal valutaer angives? I tekster, som udelukkende nævner danske kroner, kan det virke mest naturligt at skrive ”kr.”. Hvis der omvendt er behov for at angive mange forskellige valutaer, kan det være en fordel at bruge de internationale valutakoder (ISO 4217), f.eks. DKK, EUR og USD. Tag også gerne stilling til, om valutakoder skal skrives foran eller bagved tallet.

      Eksempel:

      • 100 mio. kr. / DKK 100 mio. / 100 millioner DKK

      Datoformat

      Skal det lange datoformat (10. januar 2021) eller det korte datoformat (10.1.2021) bruges?

      Kønsneutral sprogbrug

      Hvis der ønskes en kønsneutral stil, så sørg for at bruge inkluderende, kønsneutrale udtryk, medmindre du skriver om et bestemt køn, for eksempel om et nyt projekt for kvinder inden for teknologi.

      Undgå om muligt at skrive han/hun, hans/hendes, han eller hun eller hans eller hendes. Brug i stedet flertalsform.

      Eksempel:

      • Husk at sige til medarbejderen, at han/hun skal stille kopperne i opvaskemaskinen -> Husk at sige til medarbejderne, at de skal stille kopperne i opvaskemaskinen.

      Million/milliard

      Skal million/milliard skrives ud eller forkortes?

      Eksempler:

      • Årets omsætning landede på 15,4 mia. kr. ELLER Årets omsætning landede på 15,4 milliarder kroner.

      Navne på afdelinger, forretningsområder mv.

      Bruges der f.eks. danske eller engelske navne på afdelinger og forretningsområder? Og skrives disse med store begyndelsesbogstaver (det gør de oftest)?

      Eksempel:

      • Finance eller økonomiafdelingen ELLER
      • Translation & Interpretation eller Oversættelse og tolkning

      Tal og mængdeangivelser

      Ønskes tal skrevet med cifre eller bogstaver?
      Skal tal under ti skrives med bogstaver?

      Eksempler:

      • 2 mm
      • 4 kg
      • 25 %
      • Min ferie starter om 14 dage.
      • Der er en leveringstid på to uger for denne vare.

      Procent/%

      Skrives procent med %-tegn, som ”procent” eller ”pct.”? Ofte bruges forkortelsen eller %-tegnet i tabeller, grafikker o.l., mens det undertiden skrives ud i løbende tekst.

      Produktnavne/brands

      Hvordan skal produktnavne skrives? Skal de blive stående på originalsproget? Er der regler for medtagelse af ® og ™?

      Softwarestrenge

      Har virksomheden tekster, hvor der henvises til knapper, menupunkter osv. i software, og hvordan skal disse i så fald håndteres? Skal de blive stående på f.eks. engelsk, skal de blive stående på engelsk med en oversættelse i parentes, eller skal de oversættes? Skal navne på knapper, menupunkter osv. stå i kursiv, med fed skrift, med citationstegn eller blot med stort begyndelsesbogstav?

      Eksempel:

      • Klik på knappen Cancel / Klik på knappen Cancel (Annuller) / Klik på knappen Annuller

      Tekniske instrukser – aktiv eller passiv form

      Skal der benyttes aktiv form (herunder bydeform) eller passiv form i f.eks. instrukser i teknisk dokumentation? Den aktive form giver kortere sætninger og er ofte mere mundret.

      • Aktiv (bydeform): Kontroller ventilen, og monter den igen.
      • Passiv: Ventilen kontrolleres, hvorefter den monteres igen.

      Telefonnumre

      Hvordan skal telefonnumre skrives? Med eller uden mellemrum mellem de enkelte tal?

      Klokkeslæt

      Hvordan angives klokkeslæt? Normalt skrives klokkeslæt med punktum.

      Eksempel:

      • Vi ankommer med toget kl. 14.00.

      Titler

      Bruger virksomheden f.eks. altid engelske titler, uanset hvilket sprog teksten forekommer på? Engelske titler skrives normalt med store begyndelsesbogstaver, hvorimod der er en tendens til at skrive danske titler med små begyndelsesbogstaver.

      Eksempler:

      • John Mason, Department Manager
      • Peter Frederiksen, afdelingschef

      Webadresser

      Hvordan skal webadresser skrives? Med eller uden ’www’?

      Andre regler

      Der kan være andre virksomhedsspecifikke regler, der er relevante både i forbindelse med copywriting/tekstforfatning og oversættelse.

      Sådan kan Semantix hjælpe dig

      At udarbejde en style guide er ikke nogen simpel opgave. Det kræver erfaring og en sprogekspert at udarbejde en effektiv style guide. Det er der, vi kommer ind i billedet.

      Sammen med dig indsamler vi oplysninger om dit brands kerneværdier, stilistiske præferencer og meget mere for at skabe standardiserede og overskuelige retningslinjer.

      Uanset om du ønsker en ny style guide eller en lokaliseret version til et af dine markeder, kan vores sprogeksperter hjælpe dig med at fokusere på og forfine dit brandbudskab til det internationale marked.

      Semantix kan kort fortalt hjælpe dig med at identificere konventioner som formel eller uformel tone of voice og passivt eller aktivt sprog – på alle virksomhedens sprog.

      Gør dit workflow mere effektivt

      Med en style guide har oversætterne et brugbart referencemateriale for hele jeres organisations kommunikation. Uanset om dine tekstforfattere lokaliserer sider på jeres website, opslag på sociale medier eller andet marketingmateriale, er det vigtigt, at din brandkommunikation og dit brandbudskab er konsistent.

      Det er også vigtigt, at de interessenter, der efterfølgende skal gennemse indholdet, har et referencedokument, som de kan basere deres feedback og validering på. En style guide reducerer også den tid, der bruges på feedback og redigering.

      Der er med andre ord mange gode argumenter for at have en style guide.

      Eksempler på style guides

      Du kan hente inspiration i eksisterende style guides, og der ligger en række ikke-virksomhedsspecifikke eksempler på nettet. Der findes også flere gode eksempler på engelske style guides fra den akademiske og journalistiske verden.

      Vil du høre mere om style guides?