Så transkriberar du en intervju – och maximerar fördelarna

En intervju är en dynamisk process där det gäller att vara uppmärksam. För att en intervjuare ska kunna få ut det mesta från intervjun måste hen kunna fokusera fullt ut på svaren som kommer från intervjupersonen.

Alla distraktioner från vad intervjupersonen säger kan leda till att intervjuaren missar en viktig kommentar, misstolkar ett avgörande ställningstagande eller ställer frågor som inte bygger ordentligt på de tidigare svaren.

Det är därför inte så produktivt att behöva släppa uppmärksamheten under en intervju för att föra anteckningar. Hur kan en intervjuare få ut det mesta från intervjun samtidigt som man garanterat får en detaljerad och korrekt bild av vad som sägs?

Som tur är så finns det en enkel lösning: transkribering. Spela in intervjun och få den transkriberad i efterhand.

Varför ska jag få mina intervjuer transkriberade?

Vi har sammanställt 10 fördelar med transkribering av intervjuer och hur det kan gynna dig och din verksamhet:

1. Gör bättre intervjuer

När du vet att en intervju ska transkriberas kan du släppa ditt anteckningsblock, din dator eller surfplatta och koncentrera dig på det viktigaste: själva intervjun. När du inte ständigt behöver skriva ner anteckningar kan du engagera dig fullt ut i vad som sägs och skapa kontakt med intervjupersonen.

2. Fånga varje detalj

Snabba anteckningar som förs under en intervju kräver ofta att de avkodas efteråt. Det tar tid att kämpa med att förstå knappt läsbara anteckningar och renskriva de bitar du får fram. Genom att spela in intervjun och få den transkriberad kan du gå igenom en fullständig, korrekt och tydligt presenterad redogörelse för hela intervjun.

3. Citera tryggt

När du ska citera din intervjuperson är noggrannhet i varje ord av yttersta vikt. Att citera någon felaktigt kan dessutom leda till rättsliga konsekvenser och skada trovärdigheten inför framtida intervjuer. Med transkribering undviker du dessa potentiella fallgropar. Dessutom kan du alltid vara säker på att du har en tillförlitlig källa ifall det skulle uppstå någon tvist kring vad som faktiskt har sagts.

4. Sök enkelt och smidigt

Att behöva lyssna på en hel inspelning av en lång intervju varje gång du vill hitta en specifik kommentar är inte så tidseffektivt. En transkriberad intervju ger dig ett sökbart textdokument där du kan hitta specifika ord och fraser snabbt och smidigt.

5. Samarbeta med kollegor

Det är ofta flera antal olika personer inblandade när en intervju och efterföljande analys av innehållet ska göras. Transkribering ersätter de stora och svårhanterliga ljud- och videofilerna från en intervjuinspelning med mycket mindre, mer hanterbara textfiler – vilket gör livet enklare för hela teamet. Noggrannheten i en transkription säkerställer också att kollegor som inte deltog under intervjun själva kan tolka och citera vad som sades utan att riskera att göra fel eller tappa sammanhanget.

6. Återanvänd innehåll

Det som sägs under en intervju kan vara värdefullt i många olika sammanhang och vid andra tillfällen, särskilt för personer som arbetar med journalistik eller content-skapande. Det är enkelt att redigera, sammanfatta och utöka ett transkriptionsdokument, vilket gör det smidigt att plocka ut olika delar av intervjun och anpassa och återanvända dem i olika former, allt från en kärnfull tweet till en djupgående artikel.

7. Skapa textning

För att skapa undertextning (textning till en videodialog), textning (undertexter plus alla andra relevanta delar i ljudspåret, såsom bakgrundsljud och telefonsignaler, så kallade ”closed captions”) och översättning av undertexter krävs det alltid en tidskodad transkription av originalvideon.

8. Dokumentera för framtiden

Genom att ha dina intervjuer transkriberade kan du sammanställa, granska och jämföra dem. Detta är särskilt användbart när du till exempel behöver göra ytterligare analyser, lösa en tvist eller utvärdera en intervju utifrån nya uppgifter. Oavsett om det skrivs ut på papper, sparas på datorn eller i molnet blir det enkelt och smidigt att organisera, hämta och dela dokumentationen.

9. Förbättra tillgängligheten

Ljudupptagningar begränsar publiken till enbart personer som dels kan höra och dels förstår språket. Genom att transkribera och översätta inspelningen blir den tillgänglig för döva och hörselskadade personer, personer som inte talar språket flytande och även personer som inte talar språket alls.

10. Utvärdera din prestation

Det är bara de som deltar under själva intervjun som kan känna av stämningen i rummet. Genom att analysera en transkription, utfrågningens effektivitet och det subtila samspelet mellan intervjuaren och intervjupersonen kan det bidra med värdefull kunskap och erfarenhet för intervjuaren. Till skillnad från potentiellt bristfälligt och subjektivt minne ger en transkription en opartisk bild av exakt vad som sades i intervjurummet.

När transkriberas intervjuer? Några exempel

Det finns en mängd olika situationer där man skulle behöva transkribera en intervju. Här är sex exempel på när transkribering är en bra idé:

1. Transkribera intervjuer inom ramen för kvalitativ forskning

Kvalitativ forskning innebär insamling och analys av icke-numeriska data, såsom intervjuer med individer och fokusgrupper. I företagsvärlden är kvalitativ forskning en sedan länge etablerad del av en produkts resa till marknaden. Förutom att använda dessa intervjuer som källmaterial är det viktigt att spela in och bevara dem för dokumentationens skull och för framtida referens. Transkribering är ett oumbärligt verktyg för personer som arbetar med kvalitativ forskning.

2. Transkribera intervjuer för en avhandling

Intervjuer som har gjorts inom ramen för akademiskt arbete kan transkriberas i syfte att skapa en redigerbar version av vad som sades. Dessutom används transkription ofta på skolor, högskolor och universitet för att förbättra kvaliteten på undervisningen, tillgången till studiematerial och för att ge studenterna sökbara versioner av föreläsningar och seminarier som sker online.

3. Transkribera medicinska intervjuer

Läkare, sjuksköterskor och andra hälso- och sjukvårdsmedarbetare har ett krävande arbete och tiden för att dokumentera anteckningar efter varje patientbesök räcker ofta inte till. Att diktera med en inspelningsenhet går dock snabbt och genom att lämna in det till transkribering kan vårdpersonal fokusera på att leverera god sjukvård och samtidigt känna sig trygga med att dokumentationen alltid är i ordning.

4. Transkribera juridiska intervjuer

En jurists arbete är beroende av att ha snabb och enkel tillgång till stora volymer skriftliga handlingar. Från testamenten till vittnesutsagor, domstolsförfaranden till skiljeförfaranden och medling – transkriberade inspelningar av intervjuer kan tas fram när det behövs och juristen kan vara säker på att vad som sades under intervjun representeras korrekt.

5. Transkribera intervjuer i försäkringsärenden

När försäkringsgivare intervjuar sökande, vittnen och andra relevanta parter är allt som sägs juridiskt bindande. Det är viktigt att varje ord dokumenteras med absolut noggrannhet. Transkribering omvandlar ljud- och videoinspelningar av intervjuer till skriftlig juridisk dokumentation som kan användas för att bedöma och behandla försäkringsanspråk.

6. Transkribera intervjuer för journalistik

Intervjuer står i centrum för alla journalisters eller reportrars arbete. Transkribering är ett värdefullt verktyg som fångar och förmedlar vad som sägs med absolut noggrannhet när stora mängder information måste tas fram, personer måste citeras exakt och händelser rapporteras om precis hur de gick till i det ögonblick de hände.

Hur man transkriberar en intervju ordagrant

Transkribering kan göras på flera olika sätt, och med tanke på att det finns så många olika användningsområden för det så är det inte så konstigt.

En ”ordagrann” transkribering innehåller alla pauser, upprepningar, omgivningsljud och alla ”eh ...”, ”hmm ...”, ”typ, liksom” och liknande. Transkriberaren kan till och med lägga till anteckningar om detaljer som tonfall för att säkerställa att läsarna får nästan lika mycket information som om de lyssnade på originalinspelningen. Om varje liten detalj är viktig är ordagrann transkribering förmodligen det bästa valet för dig.

Om du klarar dig utan alla hostningar och upprepningar, erbjuder ”smart”/”ord-för-ord” transkribering en redigerad version av intervjun, men bara till den grad att alla oväsentliga ljud, avbrott etc. tas bort.

Ytterligare ett steg bort från den ordagranna transkriberingen är den ”redigerade” transkriberingen. Detta liknar den smarta transkriberingen, med tillägget att grammatiska fel korrigeras och oavslutade meningar görs fullständiga. Resultatet kommer att verka mer formellt än den ursprungliga intervjun, men det blir lättare att läsa och förstå.

Smart och redigerad transkribering erbjuder mer användbara versioner än ordagrann transkribering, men de bör endast användas om du är säker på att tonfall, omgivningsljud och liknande i intervjun inte är relevanta.

Hur tidsstämplar och talare markeras i en intervju

Förutom de ord som sägs under intervjun innehåller en transkription ytterligare två viktiga komponenter: tidsstämplar och identifiering av talare. Att veta vem som pratar och när gör det möjligt hoppa direkt till specifika punkter i intervjun utan att behöva arbeta sig igenom hela inspelningen.

Vanligtvis markeras en ny talare varje gång hen säger något. Tidsstämplar anger timmar, minuter och sekunder i formatet [HH: MM: SS] från början av ljudinspelningen och där den angivna texten sägs.

Tidsstämplar och talare kan föras in på olika sätt i transkriberingen. Till exempel:

• Tidskoder som indikerar när det faktiska talet börjar och slutar är användbara i inspelningar som inte inleds med dialog.

• Tidsstämplar och markering av talare som läggs till när en ny person talar underlättar när du vill komma åt viktiga ögonblick i inspelningen.
  
  Intervjuare: (00:17:30) Har du träffat en kändis någon gång?
  Intervjuperson: (00:17:32) Jadu, jag har aldrig berättat det här för någon, men jag dejtade faktiskt Beyoncé ett tag på 90-talet.
  
  För fler hållpunkter kan man lägga till en ny tidskod efter varje mening (men det kan göra transkriptionen lite rörig).
  
  (00:00:00) Detta är ett kort exempel på en transkription. (00:00:02) Tiden då varje ny mening börjar visas i tidskoden. (00:00:05) Detta är bara ett av många alternativ för tidskodning.

• En vanligare metod är att man lägger till en periodisk tidsstämpel vid bestämda tidsintervall (till exempel var tredje sekund eller var 30:e minut).
  
  (00:00:00) Det här är ett exempel på hur en transkription med tidsstämpel kan innehålla (00:00:03) en tidsstämpel var tredje sekund (00:00:06) i den skrivna texten.

Hur en intervju kan transkriberas automatiskt med appar eller programvara

Att transkribera en intervju kan vara tidskrävande och många väljer att använda olika tekniska tal-till-text-lösningar som finns på marknaden.

Det finns flera olika transkriberingsprogram för både PC och Mac. Till exempel så finns det ett program på Windows senaste operativsystem Windows 11 som har fördelen att man kan använda den utan någon internetuppkoppling.

Förutom de inbyggda tal-till-text-apparna på de flesta smarttelefonerna så finns det olika transkriberingsappar som man kan ladda ned till mobila enheter. De här apparna fungerar som ett bärbart verktyg för att transkribera intervjuer. Vissa appar, såsom Dragon Anywhere, kan synkroniseras med skrivbordsversionen och spara lagringsutrymme tack vare att den är molnbaserad. Nackdelen är dock att det krävs en internetuppkoppling.

Det finns också många kostnadsfria transkriberingsverktyg online av varierande kvalitet. oTranscribe är till exempel ett kostnadsfritt program med öppen källkod och ett användarvänligt gränssnitt som kan användas direkt från en webbläsare.

Även om transkriberingsprogram och -appar är fantastiska verktyg så görs de bästa och mest noggranna transkriptionerna av skickliga mänskliga transkriberare. Därför är det viktigt att korrekturläsa transkriberade intervjuer som har gjorts av en maskin.

Läs mer: Topplista: appar och verktyg för transkribering

Är du redo att transkribera din nästa intervju?

När du transkriberar en intervju får du ett komplett, sökbart och delbart dokument som inte bara förbättrar kvaliteten på din forskning utan sparar också tid och pengar och förbättrar säkerheten och integriteten i ditt arbete.

Tänkt inte på transkribering som något ”extra” när du ska göra en intervju – i dagens innehållsdrivna värld är det ett måste!

Ladda ner vår kostnadsfria mall för transkribering

Här laddar du ned mallar för både ordagrann (detaljerad) transkribering och standardtranskribering. Formaten och exemplen kan användas i ditt egna arbetsdokument.