Skapa professionella transkriptioner från ditt ljud med Microsoft Word

I Word för webben från Microsoft Office 365 kan man spela in tal och transkribera det automatiskt. Det ska dock inte förväxlas med programmet dikteringsfunktion som skriver ned text medan man talar. Transkriberingsfunktionen arbetar i bakgrunden och lägger till talar- och tidsstämplar.

Transkriberingsfunktionen i Word 365 gör det möjligt att spela in fysiska samtal eller videosamtal och automatiskt generera en transkription av dialogen. Dessutom kan du göra dina egna anteckningar i Word samtidigt. Du kan även ladda upp befintliga ljudfiler och få dem transkriberade.

Det här behöver du om du vill använda transkriberingsfunktionen i Word

Innan du kan komma igång så finns det några saker att tänka på:

1. Du måste ha en internetanslutning för att kunna använda transkriberingsfunktionen.
2. Transkriberingsfunktionen fungerar för närvarande bara i de senaste versionerna av Microsoft Edge och Google Chrome.
3. Du kan transkribera upp till högst fem timmar tal per månad.
4. Du kan bara spara en transkription i dokumentets transkriberingsfönster. Om du skapar en ny transkription så skrivs den över den befintliga (men alla delar av transkriptionen som har exporterats till dokumentet sparas).
5. Transkriberingsfunktionen använder det språk som du har ställt in i ditt Office-konto (för närvarande stöds endast amerikansk engelska, men fler språk är på väg att lägga till).

Transkribera liveinspelningar i Word

Oavsett om alla deltagare sitter fysiskt bredvid varandra vid datorn eller om de deltar i ett virtuellt möte är Word redo att spela in och transkribera. Så fungerar det:

1. Logga in på Microsoft Office 365 med Microsoft Edge eller Google Chrome.
2. I Words toppmeny, tryck Diktera (i rullgardinsmenyn) > Transcribe.
3. I fönstret Transkribera väljer du Start recording.
   • Om du använder funktionen för första gången kan du behöva ge webbläsaren åtkomst till din mikrofon. OBS! Anslut inte något headset om du vill spela in och transkribera ett videosamtal, transkriberingsfunktionen spelar in det ljud som kommer från enheten.
   • Inspelningen har startat när pausikonen visas i blått och tidsstämpeln börjar räkna.
4. Börja prata.
   • Ju tydligare du talar desto bättre blir transkriberingen.
   • Låt fönstret Transkribera vara öppet under inspelningen.
5. Du kan pausa inspelningen genom att klicka på pausikonen och återuppta den med mikrofonikonen.
6. När du är klar väljer du Spara och transkribera nu så sparas inspelningen till OneDrive och transkriberingen startar.
   • Lämna fönstret Transkribera öppet medan programmet jobbar.
   • Du kan göra andra saker i Word, webbläsaren eller andra program medan transkriberingen pågår.
   • Inspelningarna sparas i mappen Transkriberade filer på OneDrive.

Transkribera en befintlig ljudfil i Word

Förutom att göra inspelningar ”live” kan du ladda upp och transkribera förinspelade ljudfiler. Så fungerar det:

1. Logga in på Microsoft Office 365 med Microsoft Edge eller Google Chrome.
2. I Words toppmeny, tryck Diktera (i rullgardinsmenyn) > Transkribera.
3. I fönstret Transkribera väljer du Ladda upp ljud.
4. Välj din fil i rutan så börjar transkriberingen.
   • Transkribera stöder för närvarande filer i .wav, .mp4, .m4a och .mp3-format.
   • Lämna fönstret Transkribera öppet medan filen transkriberas.
   • Du kan göra andra saker i Word, webbläsaren eller andra program medan transkriberingen pågår.
   • Inspelningarna sparas i mappen Transkriberade filer på OneDrive.

Lägg till den transkriberade filen i ett dokument

Transkribera i Word lägger inte automatiskt till ljudet eller texten i det öppna dokumentet. Det kopplas dock automatiskt ihop med dokumentet och går att komma åt via fönstret Transkribera. Detta innebär att om du till exempel stänger fönstret kommer transkriptionen fortfarande att vara tillgänglig från dokumentet när du öppnar det nästa gång.

Om du vill jobba med transkriptioner som ett vanligt textdokument ska du öppna fönstret Transcribe.

• Om du vill lägga till hela transkriptionen i dokumentet väljer du Add all to document.
• Om du vill lägga till ett specifikt transkriptionsavsnitt ska du hålla muspekaren över avsnittet och välj ikonen Add section to document.
• Om du vill ta bort transkriptionen eller skapa en ny väljer du New transcription.

Redigera transkriptionen

Du kan också redigera din transkriberade fil i fönstret Transkribera. Du kanske till exempel vill ändra i texten eller ändra namnen på talarna (de benämns automatiskt som ”Talare 1”, ”Talara 2” etc.).

1. I fönstret Transcribe håller du muspekaren över det avsnitt som du vill redigera.
2. Välj ikonen för redigera transkriptionsavsnitt.
3. Redigera innehållet eller ändra etiketten. Om du vill ändra alla förekomster av en etikett väljer du Change all Speaker [x].
4. Om du vill spara ändringarna klickar du på ikonen Confirm.

Lyssna på ljudinspelningen

Förutom att transkribera texten så sparar även transkriberingsfunktionen i Word ljudinspelningen i mappen Transkriberade filer på OneDrive. Använd kontrollerna högst upp i fönstret Transcribe för att spela upp ljudet – motsvarande avsnitt i transkriptionen markeras i takt med uppspelningen.

• Om du vill spela upp ett visst ljudavsnitt väljer du motsvarande tidsstämpel i transkriptionen.
• Uppspelningshastigheten kan höjas med upp till 200 %.

Låt Words automatiska transkriberingsverktyg jobba för dig

Med transkriberingsfunktionen i Word i Microsoft 365 kan du förutom att skapa högkvalitativa transkriptioner dessutom redigera, spara och dela den professionellt kodade texten enkelt och smidigt.

Så nästa gång när det är dags att spela in ett möte eller en intervju behöver du inte tänka på att lägga tid på att skriva ned anteckningar i efterhand – låt Microsoft Word göra jobbet!

Ladda ner vår kostnadsfria mall för transkribering

Här laddar du ned mallar för både ordagrann (detaljerad) transkribering och standardtranskribering. Formaten och exemplen kan användas i ditt egna arbetsdokument.