Förberedelser innan du skapar en översättningsbrief
När vi arbetar med översättningskunder skapar vi aldrig en översättningbrief det första vi gör. Först tar vi oss tiden att sätta oss in i hur kunden vill kommunicera, eftersom detta påverkar hur översättningarna ska se ut.
Vi rekommenderar att du och ditt varumärke gör detsamma genom att följa nedanstående steg:
Samla in exempel på tidigare texter
Samla in exempel på redan existerande skriftligt innehåll från ditt varumärke, som kan användas som referens för ert sätt att kommunicera. Om exemplen visar att ditt varumärke använder sig av ett informellt språk, till exempel, kan det vara bra om översättningen också har en avslappnad ton.
Vad räknas som exempel på tidigare text?
Allt innehåll på webbplatsen räknas, så klart, men även broschyrer, nyhetsbrev och inlägg på sociala medier – allt som riktar sig till era kunder.
Det är en stor fördel för ditt varumärke om det finns tydligt dokumenterat hur ni kommunicerar med er målgrupp. Då kan ni förlita er på det i stället för att ha en kommunikationsstrategi som varierar vilt beroende på innehållet.
När du vet hur ni vill kommunicera kan du fortsätta med de här stegen:
Skapa en termbas
Skapa en termbas – ett dokument som listar de termer eller ord och fraser som ditt varumärke ofta använder, samt deras översättningar.
Termbasen kan till exempel innehålla:
- Översättningen av relevanta branschtermer.
- Varumärkets föredragna översättningar för specifika begrepp.
- Källtermer som inte bör översättas, till exempel produktnamn.
- Översättningar som bör undvikas (eftersom de till exempel ger en negativ bild av ditt varumärke).
Termbasen hjälper er att uppnå en enhetlig terminologi i allt översatt webbinnehåll. Det är viktigt för att ert budskap ska nå fram och tas emot väl.
För att skapa en termbas behöver du gå igenom exempeltexter från ditt varumärkes kommunikation och identifiera termer som används regelbundet. Lägg till dessa termer i termbasen och bestäm sedan hur de ska översättas (om de ska översättas).
Om du arbetar med en översättningspartner så hjälper de dig att samla in er föredragna terminologi för att skapa den här termbasen. Detta insamlingsarbete är en ”mycket stor milstolpe”, enligt Susanna Eriksson, Senior Account Manager på TransPerfect.
”Varumärket kan ha olika termalternativ beroende på språket, och vi vill fastställa detta tidigt”, förklarar hon.
Susanna delar också med sig av det här användbara tipset:
I termbasen kan det vara bra att skilja på obligatoriska översättningar och valfria översättningar som översättaren kan använda om det passar i sammanhanget. På så sätt ger ni översättaren friheten att översätta på det sätt som passar bäst i varje given situation.
Skapa en stilguide
Skapa en stilguide som beskriver ditt varumärkes sätt att skriva – med andra ord, hur er information presenteras i ord.
Om översättaren har en stilguide att referera till under översättningsprocessen hjälper det till att hålla översättningen konsekvent i allt webbinnehåll. Detta är extra viktigt om det är många sidor som ska översättas eller om innehållet finns på olika delar av webbplatsen.
En omfattande stilguide besvarar frågor som:
- Ton, vilket förmedlar varumärkets personlighet.
- Er målgrupp och deras egenskaper, så att översättaren kan skräddarsy översättningarna för att tilltala dem.
- Specifika stilistiska instruktioner för olika delar av webbplatsen, som vikten av att ge korrekta tekniska beskrivningar i bloggartiklar eller att använda mer lockande språk i säljande texter.
- Skrivkonventioner, till exempel föredragen formatering. När det finns olika sätt att skriva samma sak är det viktigt att berätta om man till exempel föredrar att inleda punktlistor med versal eller ange datum i formatet ”ÅÅÅÅ-MM-DD”.
- Konvention för valutor, som hur valutakoden ska skrivas.
Om det finns en detaljerad dokumentation av varumärkets kommunikation kan delar av denna kanske återanvändas i en stilguide. Annars kan du granska några exempel på varumärkets texter för att hitta dess unika kommunikationsstil. Sammanställ sedan stilguiden utifrån det.
Slutligen, glöm inte att ta fram stilguider för varje språk som webbinnehållet ska översättas till!
Olika språk kan kräva olika sätt att skriva och formatera texten. De kan till och med ha vitt skilda målgrupper jämfört med varandra. Därför är det viktigt att ta hänsyn till de olika språken vart och ett för sig.
Hur man skapar en översättningsbrief för webbinnehåll: allmänt
Nu när alla förberedelser är klara, kan du skapa din översättningsbrief för webbinnehåll.
I det här avsnittet går vi igenom den viktigaste informationen som din brief bör innehålla, oavsett typ av webbinnehåll.
Oroa dig inte, du behöver inte uppfinna hjulet: ladda bara ner våra gratismallar för översättningbriefar för webbinnehåll. Mallarna innehåller de informationsfält vi rekommenderar och är redo att användas direkt.
Projektnamn
Använd ett beskrivande namn som hjälper dig att identifiera vilket projekt översättningsbriefen avser. Exempel på ett projektnamn kan vara ”Översättning av ABC Companys e-handelssidor 2025”.
Ansvarig person
Ange namn och kontaktuppgifter för den person som ansvarar för översättningsprojektet. På så sätt vet ditt team vem de ska rikta eventuella frågor till.
Projektets deadline
Ange projektets deadline så att alla vet när det ska vara klart.
Denna information hjälper även andra team att samordna sina initiativ, som marknadsföring av det översatta webbinnehållet.
Projektmål
Fastställ vad målet/målen är med att översätta innehållet. Vanliga projektmål:
- Nå en ny marknad.
- Öka synligheten i sökmotorer på en befintlig marknad.
- Förbättra en befintlig översättning.
Källspråk och målspråk
Briefen ska ange webbinnehållets:
- Källspråk: Aktuellt språk.
- Målspråk: Det eller de språk som innehållet ska översättas till.
Målgrupp
Ge bakgrundsinformation om den typ av person som ni vill ska nås av det översatta webbinnehållet.
Med den informationen kan översättaren bättre anpassa sig efter målgruppen och vad den gillar och inte gillar.
Ton
Som vi tidigare varit inne på återspeglar ett varumärkes ton dess personlighet. Om du ska identifiera ditt varumärkes ton för första gången bör du leta efter följande:
- Innehåll på webbplatsen som håller önskad ton, så att du kan be att det översatta innehållet matchar det.
- Innehåll på webbplatsen som inte håller önskad ton, så att du vet att undvika det.
Av samma anledning kan det vara bra att identifiera andra varumärken vars ton ni gärna (eller ogärna) efterliknar.
Ta till exempel skillnaderna i ton mellan lyxmärkena Dior och Fendi. Båda varumärken är klienter hos TransPerfect, men trots att de ingår i samma holdingbolag, LVMH, har de olika kommunikationsstrategier.
”Dior har en flådig och rikt beskrivande stil”, berättar Meritxell. ”Medan Fendi tvärtom har en kommunikationsstrategi som är högst saklig och utan krusiduller.
En av Fendis interna copywriters kommunicerade detta mycket tydligt till oss. Hon sa: ’Vi vill inte använda oss av Diors kommunikationsstrategier, eftersom vi vill skilja oss från dem.’”
Föredragen terminologi
Det optimala är att ha en termbas med en detaljerad förteckning över er föredragna terminologi.
Om ni inte har det är det bra om briefen innehåller önskad terminologi för olika nyckelbegrepp. Här ingår även terminologi som ni vill ska undvikas.
Var innehållet ska publiceras
Ange vilka delar av webbplatsen det översatta innehållet kommer att publiceras på – eller till och med deras specifika plats på en webbsida.
Den här informationen är viktig eftersom den kan påverka vilka resurser som används till översättningen. Meritxell nämner som exempel att man kanske vill investera mer i översättningar av högre kvalitet för innehåll som har hög trafik eller synlighet.
Kunskap om var innehållet ska publiceras hjälper även översättaren att veta hur mycket utrymme som finns tillgängligt.
Om översättaren till exempel vet att det är en knapptext som översätts, kan den se till att översättningen inte blir för lång eller kort i förhållande till knappens storlek.
Att tänka på vad gäller sökmotoroptimering (SEO)
Glöm inte att översätta metadata för relaterat webbinnehåll som kan påverka din placering i sökmotorerna.
I dessa metadata ingår:
- Målnyckelord, som kan behöva modifieras för att passa den nya målgruppens sätt att söka.
- Metatitlar och metabeskrivningar, som kan generera klick för ditt webbinnehåll från sökresultat.
Skapa översättningsbriefar för specifika typer av webbinnehåll
Utöver den allmänna informationen som beskrivs ovan bör översättningsbriefen också innehålla extra information vid översättning av bloggartiklar, B2B-sidor och produktsidor.
Bloggartiklar
Beskriv målen med att översätta bloggartiklarna i briefen, så att ditt översättningsteam kan producera översättningar som uppfyller målen. Dessa mål ser i regel annorlunda ut från projektmålen, eftersom projektmålen har ett bredare fokus.
Låt oss säga att målet med bloggartikeln som ska översättas är att informera läsaren om en produkts värde. Det innebär att översättningen måste kunna förmedla information om produkten på ett engagerande och övertygande sätt.
Uppnås detta bidrar det till att ni även uppnår ert projektmål, att öka medvetenheten om era produkter på den nya marknaden.
Briefen bör också innehålla information om hur relevant materialet i den befintliga artikeln är för den nya målgruppen.
Om det mesta innehållet är irrelevant bör ni överväga att skriva om innehållet i den nya artikeln helt (dvs. transkreation) i stället för att översätta den befintliga informationen till ett annat språk.
”En vanlig utmaning jag stöter på är att avgöra hur nära webbinnehållets översättning ska följa källmaterialet”, berättar Marcus Riberg, innehållsansvarig på Semantix.
”Jag tror att många webbsidor tjänar på att ha en blandning av översatt innehåll och originalinnehåll.”
B2B-sidor
Översättningsbriefen för en B2B-sida (Business-to-Business) liknar den för allmänt webbinnehåll, men dess beskrivning av målgruppen bör vara mycket utförlig om den inte redan är det.
Här ska målgruppens bransch och företagsstorlek identifieras, men också gärna information om deras:
- Företagsmål
- Ansvar inom organisationen
- Utmaningar
Varför?
Eftersom en tredjedel av alla B2B-kunder föredrar digitala självbetjäningsalternativ för att slutföra försäljningsprocessen, enligt McKinseys B2B Pulse Survey från 2024.
För att tilltala denna målgrupp behöver era översatta B2B-sidor kommunicera attraktiva erbjudanden och noggrant undvika sådant som kan leda till tappad försäljning.
”När vi arbetar med översättningskunder frågar vi alltid om målgruppen och vilken formalitetsnivå de förväntar sig av innehållet”, säger Meritxell.
”Den sortens frågor ger oss en bättre bild av de potentiella kunderna som besöker dessa B2B-sidor.”
Produktsidor
Produktsidor består av många olika komponenter, så glöm inte bort att översätta alla delar.
För att undvika att något glöms bort behöver briefen identifiera alla delar som ska översättas, till exempel:
Tillhandahåll den terminologi som finns, till exempel namn på produkter och produktlinjer som bör (eller inte bör) översättas. Om det finns en komplett termbas som översättaren kan använda som referens är det förstås ännu bättre.
Produktsidans översättningsbrief bör också innehålla information om eventuella begränsningar på grund av layouten som översättaren behöver ta hänsyn till. Det kan vara så enkelt som att säga ”Långa titlar får inte överstiga 480 pixlar”.
Du har skapat din översättningsbrief. Vad händer nu?
När din översättningsbrief för webbinnehåll är färdig skickar du den till era översättare så att de kan börja översätta innehållet i enlighet med dina krav.
Har ni inget eget översättningsteam? Överväg att anlita en pålitlig översättningspartner som Semantix.
Vi samarbetar med skickliga översättare för att översätta webbinnehåll för företag inom alla möjliga branscher. Vår expertis inom över 230 språk innebär att ingen språkkombination är för svår för oss.
Våra översättare använder dessutom verktyg som GlobalLink Web för att automatiskt identifiera och skicka nytt webbinnehåll till översättning. Det gör översättningsprocessen snabbare och håller kostnaderna nere.
”En underskattad framgångsfaktor är att hitta översättningsexperter att ha ett långsiktigt samarbete med”, säger Marcus.
”Vi må ha tillgång till samma översättare som våra klienter, men vi bygger upp relationer med alla våra översättare. Med tiden lär vi oss vilken information de behöver och kan lägga till den i våra översättningsinstruktioner innan de ber om den – vilket hjälper dem att prestera sitt bästa för våra klienter.”
Om du redan har skapat översättningsbriefar med hjälp av våra mallar för översättningsbriefar för webbinnehåll kan vårt team granska och uppdatera dem med annan nödvändig information innan översättningsarbetet påbörjas. Vill du så skriver vi gärna ihop briefarna åt dig.
Boka ett kravfritt samtal för att ta reda på hur vi kan hjälpa dig med just ditt översättningsprojekt.
