Tyylioppaan kirjoittaminen

Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, miksi tyyliopas on tärkeä ja mitä siihen kannattaa sisällyttää.

Styleguide2 1920x860
Sisällys
    Sisällys

      Miksi yrityksellä kannattaa olla oma tyyliopas?

      Tyyliopasta tarvitaan useisiin eri tarkoituksiin: se on tapa kommunikoida ulkomaailman kanssa, ja se auttaa varmistamaan, että yrityksesi ulkoinen viestintä on johdonmukaista. Lisäksi se heijastaa yrityksesi omaa viestintätyyliä ja tekee siitä vastaanottajalle helposti tunnistettavan – tätä kutsutaan kielelliseksi brändäykseksi. Tyyliopas voi sisältää myös ohjeita yrityksesi sisäiseen viestintään. Tyylioppaan avulla voit varmistaa, että esimerkiksi brändisi ääni ja äänensävy välittyvät johdonmukaisesti, kun tekstisi käännetään muille kielille.

      Jokaisella brändillä on oma ainutlaatuinen äänensä, joka erottaa sen kilpailijoista. Kun sisältöä tuottavat useat henkilöt, epäjohdonmukaisuudet sekä myyntiviestien tyylissä että itse sisällössä ovat väistämättömiä. Nämä ongelmat kertautuvat, kun sisältöä laaditaan eri kielillä.

      Ihminen reagoi myönteisesti tuttuun ihmisääneen. Aivan samalla tavalla asiakas reagoi myönteisemmin tuttuun brändin ääneen. Brändin äänen johdonmukaisuus kertoo brändin luotettavuudesta.

      Mikä on tyyliopas?

      Style guide eli kirjoittajan tyyliopas määrittelee suuntaviivat ja ohjeet viestinnän laatijoille, kääntäjille ja muille sidosryhmille. Tyyliopas – eräänlainen tyylikäsikirja – tarjoaa sekä yleisiä ohjeita esimerkiksi äänensävystä että yksityiskohtaisia ohjeita oikeinkirjoituskäytännöistä, lyhenteiden ja symbolien käytöstä ja niin edelleen.

      Miksi on tärkeää, että kullekin kielelle on oma tyyliopas?

      Jos sisältösi käännetään useille kielille, kullekin kielelle tarvitaan oma tyyliopas. Näin voidaan huomioida kulttuurierot. Esimerkiksi englannissa ja skandinaavisissa kielissä kohdeyleisöä puhutellaan yleensä epävirallisemmin kuin vaikkapa saksassa ja ranskassa. Tästä Joillain kielillä voikin olla tarpeen poiketa yrityksen vakiintuneesta äänensävystä.

      Mikä on äänensävy?

      Äänensävy (tone of voice) on yrityksen tapa kommunikoida asiakkaidensa kanssa kirjallisessa ja suullisessa viestinnässä. Äänensävyssä ei ole kyse niinkään viestinnän sisällöstä, vaan viestintätavasta ja siitä, miten kohdeyleisö ottaa viestin vastaan. Jos äänensävy on monisanainen ja tekninen ja teksti on täynnä toimialakohtaisia muotisanoja, yleisön mielenkiinto saattaa lopahtaa nopeasti. Esimerkiksi ”anna meidän auttaa sinua valitsemaan sopivat työkalut kielitieteen työkalupakkiisi” ei välttämättä toimi yhtä hyvin kuin ”autamme sinua suunnittelemaan sinulle sopivat kieliratkaisut”.

      Toinen esimerkki: ”nyt on oikea aika valjastaa kieliteollisuuden voima” voitaisiin kiteyttää paremmin lauseella ”Kieliteollisuus tarjoaa nyt enemmän ratkaisuja kuin koskaan aikaisemmin”.

      Ontärkeää päättää, halutaanko yrityksen äänensävyn olevan tekninen, tosiasioihin perustuva vai epävirallisempi (vai pitäisikö tekniset asiat unohtaa viestinnässä jopa kokonaan). Samaa äänensävyä tulee myös käyttää johdonmukaisesti kaikessa sisällössä. Äänensävy on toki tärkeää mukauttaa kohdeyleisön ja viestintäkanavan mukaan: myytäessä tuotteita eri ikäryhmille on esimerkiksi otettava huomioon kohderyhmän ikä. LEGO-yhtiön kaltaisen maailmanlaajuisen toimijan on mukautettava viestintäänsä sopivaksi niin (iso)vanhemmille, jotka ostavat DUPLO-rakennuspalikoita (lasten)lapsilleen, kuin vanhemmillekin lapsille, jotka ostavat itse omat LEGO Technic -palikkansa.

      Tyylioppaan luominen

      Ennen tyylioppaan kirjoittamista on paljon tehtävää. Alkuun pääsee määrittämällä seuraavat kaksi profiilia:

      Yrityksen profiili

      Yrityksen profiili on yleiskuvaus siitä, miten yritys näkee itsensä suhteessa eri sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin, toimittajiin, muihin liikekumppaneihin, paikalliseen yhteisöön ja tietenkin myös henkilöstöön.

      Yrityksen profiili määrittää, mitä yritys haluaa viestittää ulkomaailmalle ja omalle organisaatiolleen.

      Profiili voi sisältää yrityksen vision, mission ja arvot.

      Kyse ei ole vain siitä, mitä sanotaan, vaan myös siitä, miten asia sanotaan. Miettimällä näitä asioita etukäteen voit varmistaa, että viestintäsi on sisällöltään aina laadukasta, johdonmukaista ja ammattimaista.

      Kielellinen profiili

      Kielellinen profiili määrittää, kenelle viestintä on tarkoitettu tai suunnattu (asiakkaille, teknikoille, sijoittajille jne.). Kohderyhmiä on useimmiten enemmän kuin yksi.

      Kielellisen profiilin on tuettava yrityksen profiilia ja kuvattava yrityksen äänensävyä. Äänensävyn on siis oltava yhdenmukainen, mutta sitä on kuitenkin mukautettava eri viestintäkanavien ja tekstityyppien mukaisesti. Tekstityyppejä ovat esimerkiksi:

      • uutiskirjeet
      • tekniset ohjeet
      • tuotekuvaukset
      • markkinointimateriaalit
      • esitykset
      • puheet
      • analyysit
      • raportit
      • Facebook-julkaisut
      • Instagram-julkaisut.

      Kaksi jälkimmäistä tekstityyppiä edellyttävät todennäköisesti epävirallisempaa ja leikkisämpää äänensävyä.

      Kannattaa miettiä myös seuraavia kysymyksiä:

      • Mitä yrityksen arvoja ulkoisen viestinnän tulee heijastaa?
      • Onko yrityksellä brändistrategia, jota on tuettava myös kielellisesti?
      • Tavoitellaanko viestinnässä muodollisempaa vai epävirallisempaa tyyliä? Kuinka henkilökohtaista tyylin halutaan olevan?
      • Onko tärkeää, että käännökset pysyvät uskollisina lähdetekstille, vai tarvitaanko käännöksiin luovempaa otetta? Luovuuden aste riippuu usein tekstityypistä.
      • Halutaanko teksteissä käyttää aktiivia vai passiivia eli pitäisikö viestinnän olla suoraa, vai pyritäänkö mieluummin neutraalimpaan ja muodollisempaan tyyliin?

      Huomioon kannattaa ottaa myös viestin ytimekkyys ja lauseiden pituus.

      Käännöspalveluja tarvitsevien yritysten kannattaa tehdä yhteistyötä käännöstoimiston tai kielipalveluntarjoajan kanssa, jotta viestinnässä voidaan huomioida kaikki edellä mainitut elementit ja jotta niistä saadaan merkityksellistä ja hyödyllistä palautetta.

      Kun kaikki nämä elementit on otettu huomioon, voi siirtyä määrittämään tarkempia kirjoitussääntöjä ja miettiä seuraavia huomioon otettavia kysymyksiä.

      Kirjoitussäännöt

      Jotta viestintä olisi kaikilta osin johdonmukaista, tyylioppaaseen on sisällytettävä tietyt kirjoitus- ja muotoilusäännöt. Alla luetellut esimerkit koskevat suomea, mutta voit aloittaa tyylioppaan valmistelun millä tahansa kielellä. Monille yrityksille englanninkielinen tyyliopas on usein hyvä lähtökohta.

      Lyhenteet

      Käytetäänkö yleisiä lyhenteitä (jne., esim., tms.) vai pyritäänkö niiden käyttöä kokonaan välttämään? Käytetäänkö rahoitusalaa koskevissa teksteissä yleismaailmallisia lyhenteitä, kuten Q1, H2, FY jne.?

      Entä kuinka käsitellään sellaisia lyhenteitä, joita ei välttämättä tunneta laajalti? Tällaisia lyhenteitä ovat esimerkiksi järjestelmien, osastojen, osioiden, yksiköiden, keskusten ja liiketoiminta-alueiden nimet. Tällaiset nimet voidaan esimerkiksi kirjoittaa ensimmäisen kerran mainittaessa täydellisinä, jonka jälkeen niihin viitataan lyhentein.

      Lainausmerkkien ja puolilainausmerkkien käyttö

      Käytetäänkö suorissa lainauksissa lainausmerkkejä? Entä käytetäänkö puolilainausmerkkejä ilmaisemaan lainausta lainauksen sisällä?

      Esimerkkejä:

      • ”Olemme lähellä vuoden 2019 tavoitettamme”, kertoo yhtiön toimitusjohtaja.
      • Toimitusjohtaja kysyi: ”Ovatko vuoden 2019 ’käynnistysvaikeudet’ jälleen toistumassa?”

      Pilkun käyttö

      Pilkulla erotetaan päälauseet toisistaan. Sitä käytetään myös päälauseen ja sivulauseen erottamiseen toisistaan.

      Esimerkkejä:

      • Taloustilanne on kohentunut viime vuodesta, ja yritykset ovat jälleen alkaneet luottaa tulevaisuuteen.
      • Projektin valmistumista on viivyttänyt varojen puute, sillä resurssit ovat vähentyneet merkittävästi.

      Puhekieli

      Puhekieltä käytetään usein suorassa esityksessä tekemään viestistä epävirallisempaa. Puhekielen käyttö voi riippua teksti- ja viestintäkanavan tyypistä. Puhekielisyys sopii intranet-uutisten kaltaisiin vähemmän muodollisiin julkaisuihin. Puhekielisiä ilmauksia ei kuitenkaan pidä käyttää virallisissa teksteissä, kuten yrityksen käytäntöjä koskevissa asiakirjoissa.

      Valuutat

      Miten valuuttayksiköt kirjoitetaan? Käytetäänkö kansainvälisiä valuuttakoodeja (ISO 4217), kuten EUR, USD ja SEK? On myös hyvä päättää, kirjoitetaanko valuuttayksiköt kirjaimin, lyhentein vai merkein.

      Esimerkki:

      • 500 euroa / 500 EUR / 500 €

      Ajatusviivat

      Virkkeissä voidaan käyttää kahta eri ajatusviivatyyppiä. Tällöin on hyvä päättää, käytetäänkö lyhyttä ajatusviivaa eli n-viivaa (–) vai pitkää ajatusviivaa eli m-viivaa (—). Ajatusviivoja käytetään esimerkiksi erottamaan välihuomautuksia sekä päivämääriä ja numeroita toisistaan.

      Esimerkkejä:

      • Hänen mielestään kestävyyden – kannattavuuden sijaan – tulisi olla asialistan kärjessä.
      • Kauden 2015–2019 tuloksemme johtui erityisesti myynnistämme Yhdysvaltain markkinoille.

      Päivämäärän muoto

      Päivämäärissä voidaan käyttää pitkää (10. tammikuuta 2021) tai lyhyttä päivämäärämuotoa (10.1.2021). Pitkä muoto vähentää väärinymmärrysten riskiä, mutta tilarajoitusten vuoksi lyhyempää muotoa voi olla tarpeen käyttää esimerkiksi taulukoissa ja grafiikoissa.

      Sukupuolineutraali kirjoittaminen

      Käytä aina syrjimättömiä ja sukupuolineutraaleja termejä, paitsi jos aiheesi koskee tiettyä sukupuolta, kuten tekniikan alalla työskenteleville naisille suunnattua uutta projektia.

      Jos mahdollista, vältä käyttämästä sukupuolittuneita sanoja, kuten esimies, lakimies, asiamies, lentoemäntä tai äitiysloma. Käytä sen sijaan niiden sukupuolineutraaleja vastineita, kuten osastonjohtaja, juristi, valtuutettu, lentoavustaja ja vanhempainvapaa.

      Esimerkki:

      • Ongelma eskaloitiin osastonjohtajalle. Organisaation juristit olivat valmiina pitkään oikeustaisteluun.

      Asiakirjojen otsikot

      Otsikon ensimmäinen sana kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja otsikon muut sanat pienellä alkukirjaimella, elleivät ne ole erisnimiä.

      Esimerkki:

      • Koronavirustautiin liittyvät riskit

      Otsikon lopussa voidaan käyttää myös kysymys- tai huutomerkkiä sekä kolmea pistettä.

      Esimerkki:

      • Mitä tehdä epäiltäessä koronavirustautia?

      Miljoona/miljardi

      Miljoonasta ja miljardista voidaan halutessa käyttää lyhenteitä milj. ja mrd.

      Esimerkkejä:

      • Vuoden liikevaihto oli 15,4 miljardia Tanskan kruunua TAI
      • Vuoden liikevaihto oli 15,4 mrd. Tanskan kruunua.

      Osastojen, liiketoiminta-alueiden jne. nimet

      Onko osastoillasi, liiketoiminta-alueillasi jne. virallista nimeä? Kirjoitetaanko nimet isoin alkukirjaimin?

      Esimerkki:

      • Ota yhteys Technology Centre -keskuksiimme, jos sinulla on kysyttävää.
      • Ota yhteys teknologiakeskuksiimme, jos sinulla on kysyttävää.

      Numerot ja mittayksiköt

      Suomen kielessä numeroiden ja merkkien väliin tulee välilyönti (10 %).

      Luvut yhdestä kymmeneen kirjoitetaan yleensä kirjaimin ja niitä suuremmat luvut numeroin.

      Esimerkkejä:

      • 2 mm
      • 4 °C
      • 25 %
      • Lomani alkaa 14 päivän päästä.
      • Tällä tuotteella on kahden viikon toimitusaika.

      Prosenttiluvut ja %-merkki

      Käytetäänkö prosenttilukujen kanssa %-merkkiä vai kirjoitetaanko ”prosenttia” kirjaimin?

      Tuotenimet/tuotemerkit

      Yrityksen on hyvä päättää, miten sen tuotenimet kirjoitetaan. Käännetäänkö ne vai säilytetäänkö ne alkuperäisellä kielellä? Käytetäänkö niissä merkintöjä ® ja ™? Jos virallista käännöstä ei ole, tuotenimet säilytetään yleensä alkuperäisellä kielellä ja niiden perään lisätään selittävä lause.

      Esimerkki:

      • IKEA Platsa -sängynrunko

      Ohjelmistoviittaukset

      Tuotatko tekstejä, jotka viittaavat ohjelmistojen painikkeisiin, valikkokohtiin jne.? Jos vastasit myöntävästi, kannattaa miettiä, miten tällaisia ohjelmistoviittauksia käsitellään. Käännetäänkö ne vai säilytetäänkö ne alkuperäisellä kielellä? Voit myös miettiä, jätetäänkö ne alkuperäiselle kielelle ja lisätäänkö niiden perään käännökset suluissa vai käännetäänkö ne kokonaan? Entä pitäisikö painikkeiden, valikkokohtien jne. tekstit kirjoittaa kursivoiden, lihavoiden, lainausmerkkien sisälle vai isoilla alkukirjaimilla?

      Esimerkki:

      • Napsauta ”Cancel” / Napsauta Cancel (Peruuta) / Napsauta Peruuta

      Tekniset ohjeet – aktiivin ja passiivin käyttö

      Haluatko käyttää teknisissä ohjeissa aktiivista (imperatiivi eli käskymuoto mukaan lukien) vai passiivista äänensävyä? Aktiivinen äänensävy tarkoittaa lyhyempiä lauseita, joita on usein helpompi ymmärtää kuin pidempiä.

      • Aktiivi (käskymuoto): Tarkista venttiili ja asenna se uudelleen.
      • Passiivi: Venttiili on tarkistettava ennen sen uudelleenasentamista.

      Puhelinnumerot

      Voit myös miettiä, miten puhelinnumerot kirjoitetaan. Puhelinnumerot voidaan kirjoittaa välilyönteineen tai ilman niitä.

      Aika

      On hyvä päättää, käytetäänkö kellon muotona 12 vai 24 tunnin kelloa. Muiden kuin englantia äidinkielenään puhuvien on helpompi ymmärtää 24 tunnin kelloa.

      Esimerkki:

      • Saavumme tiistaina klo 14.00. (Ei: Saavumme tiistaina klo 2.)

      Ammattinimikkeet

      Ammattinimikkeet kirjoitetaan suomen kielessä pienellä alkukirjaimella. Jos ammattinimike aloittaa virkkeen, sen kirjoitetaan tavalliseen tapaan isolla alkukirjaimella.

      Esimerkkejä:

      • John Eriksson, osastopäällikkö
      • Osastopäällikkö John Eriksson toimii tänään oppaanamme.

      Käännetäänkö ammattinimikkeet, vai onko kaikilla yrityksesi työntekijöillä englanninkieliset ammattinimikkeet?

      URL-osoitteet

      Miten URL-osoitteet kirjoitetaan? WWW-alkuosan kanssa vai ilman sitä?

      Muut säännöt

      Yritykselläsi voi olla myös muita yrityskohtaisia sääntöjä, jotka ovat merkityksellisiä sekä copywritingin että kääntämisen kannalta.

      Semantix on monikielisen viestinnän ammattilainen

      Tyylioppaan laatiminen ei ole helppoa, vaan vaatii kokemusta ja asiantuntevaa otetta. Siinä me astumme kuvaan.

      Keräämme kanssasi tietoa muun muassa brändisi ydinarvoista ja tyylillistä mieltymyksistäsi luodaksemme vakioidut ja helposti seurattavat ohjeet.

      Tarvitsetpa täysin uuden tyylioppaan tai lokalisoidun version tietylle markkina-alueelle, asiantuntijamme auttavat sinua hiomaan brändiviestisi kansainvälisille markkinoille.

      Haluatko brändisi äänen olevan muodollinen vai rento, haluatko käyttää tiettyjä aikamuotoja tai kieliopillisia rakenteita? Semantix voi auttaa käytänteiden tunnistamisessa. Ei pelkästään suomeksi, vaan kaikilla yrityksesi kielillä.

      Nopeuta työnkulkuja

      Kääntäjille tyyliopas on brändiä koskevaa viitemateriaalia. Lokalisoitpa verkkosivuja, sosiaalisen median julkaisuja tai muuta markkinointimateriaalia, brändisi äänen ja viestien on tärkeää olla yhdenmukaisia.

      Sisällöstä vastaavilla henkilöillä on myös tärkeää olla aineistoa, johon he voivat pohjata käännöksiä koskevan palautteen. Tyylioppaan käyttö vähentää myös palautteeseen ja käännösten muokkaukseen käytettyä aikaa.

      Tyylioppaan laatimiselle on toisin sanoen monia perusteita.

      Tyyliopasresurssit ja esimerkit

      Hyvä tapa päästä alkuun tyyliopasprojektissa on käyttää olemassa olevia tyylioppaita lähtökohtana. Verkossa on useita hyviä esimerkkejä, jotka eivät rajoitu ainoastaan tuotemerkkeihin. Myös akateemisesta maailmasta ja journalismin saralta löytyy useita hyviä esimerkkejä.

      Haluatko lisätietoja tyylioppaista?