Käännösohjeiden laatimista edeltävät valmistelut
Kun työskentelemme käännösasiakkaiden kanssa, emme ryhdy heti laatimaan käännösohjeita.
Sen sijaan perehdymme ajan kanssa asiakkaan viestintätapoihin, sillä ne vaikuttavat käännöksiimme.
Suosittelemme, että teet saman myös oman brändisi kohdalla ja noudatat seuraavia vaiheita:
Kerää aiempia kirjoitusnäytteitä
Kerää näytteitä brändisi olemassa olevasta kirjallisesta sisällöstä saadaksesi viitteitä käännettävän verkkosisällön viestintätavasta.
Esimerkiksi, jos brändisi käyttää näytteiden perusteella epävirallista kieltä käyttäjien kanssa viestiessään, myös käännetystä sisällöstä tulisi välittyä rento tunnelma.
Mitä pidetään kirjoitusnäytteinä? Verkkosivustosi sisältö otetaan tietenkin huomioon. Samoin esitteet, sähköiset uutiskirjeet ja sosiaalisen median julkaisut – toisin sanoen kaikki viestintä, mikä on suunnattu asiakkaille.
On myös suuri etu, jos brändisi on dokumentoinut, miten sen tulisi viestiä kohdeyleisönsä kanssa. Silloin voit käyttää näitä ohjeita sen sijaan, että joudut päättelemään viestintästrategiasi erillisistä sisältöpätkistä.
Kun olet saanut kasaan viestinnän viiteainestosi, jatka seuraavien tehtävien parissa:
Laadi sanasto
Laadi sanasto – asiakirja, joka sisältää brändisi usein käyttämät termit tai sanat ja ilmaukset sekä niiden käännökset.
Sanastossasi voi olla esimerkiksi seuraavanlaisia termejä:
- käännökset keskeisille alan termeille
- brändisi suosimat käännökset tietyille käsitteille
- lähdetermit, joita tiimisi ei saisi kääntää, kuten tuotenimet
- vältettävät käännökset (jotka antavat esimerkiksi negatiivisen kuvan brändistäsi).
Sanasto auttaa sinua käyttämään johdonmukaista terminologiaa kaikessa käännetyssä verkkosisällössäsi. Tämä on avainasemassa, kun haluat saada viestisi ja sanomasi perille.
Laatiaksesi sanaston tarkista brändisi kirjoitusnäytteet ja tunnista sieltä termit, joita brändisi käyttää säännöllisesti viestinnässään. Lisää nämä termit sanastoon ja päätä sitten, miten ne käännetään (jos käännetään).
Jos käytät käännöskumppania, tämä voi auttaa sinua keräämään haluamasi terminologian sanaston laatimista varten. Tämä keruutyö on "merkittävä virstanpylväs", kertoo TransPerfectin Senior Account Manager Susanna Eriksson.
"Brändillä voi olla kielellisiä valintoja joidenkin termien osalta, ja haluamme vahvistaa tämän etukäteen", hän selittää.
Susanna antaa myös seuraavan hyödyllisen vinkin:
Harkitse pakollisten käännösten ja valinnaisten käännösten erottamista toisistaan sanastossa. Kääntäjä voi käyttää valinnaisia käännöksiä, jos ne sopivat asiayhteyteen. Näin annat kääntäjälle mahdollisuuden käyttää tilanteeseen parhaiten sopivia käännöksiä.
Luo tyyliopas
Luo tyyliopas, jossa määritellään brändisi kirjoitustyyli – toisin sanoen tapa, jolla se esittää tietoa sanoin.
Tyylioppaan käyttäminen käännösprosessin aikana auttaa säilyttämään käännösten yhdenmukaisuuden verkkosisällössäsi. Tämä pätee erityisesti, jos käännät useita sivuja tai jos sisältösi on verkkosivuston eri osioissa.
Kattavassa tyylioppaassa käsitellään muun muassa seuraavia asioita:
- Äänensävy, joka välittää brändisi persoonallisuuden.
- Kohdeyleisösi ja sen ominaispiirteet, jotta kääntäjä voi räätälöidä käännökset heitä varten.
- Verkkosivuston eri osioihin liittyvät tyyliohjeet, kuten tarkkojen teknisten selitysten antaminen blogiartikkeleissa ja vakuuttavamman kielen käyttö myyntiteksteissä.
- Kirjoitusohjeet, jotka kattavat haluamasi oikeinkirjoituksen, isojen kirjainten käytön ja muotoilun. Esimerkiksi saatat haluta käyttää brittienglannin oikeinkirjoitusta, kirjoittaa otsikot isoilla alkukirjaimilla ja päivämäärät muodossa "PP KK VVVV".
- Valuuttakäytännöt, mukaan lukien valuuttakoodin näyttö hinnan edessä tai jälkeen.
Jos brändilläsi on viestintää koskevaa yksityiskohtaista dokumentaatiota, kokeile muokata osa siitä tyylioppaaksi. Muussa tapauksessa käy läpi brändisi kirjoitusnäytteitä ja kaiva niistä esiin niiden ainutlaatuinen kirjoitustyyli. Sitten voit koota tyylioppaasi sen perusteella.
Lopuksi, älä unohda laatia tyylioppaita jokaiselle kielelle, jolle käännät verkkosisältöäsi!
Eri kieliin saattavat päteä täysin erilaiset kirjoitus- ja muotoiluvaatimukset – tai niillä saattaa olla jopa täysin erilaiset kohdeyleisöt. Joka tapauksessa, mieti näitä asioita tapaus kerrallaan.
Verkkosisällön käännösohjeiden laatiminen: yleiset tiedot, jotka on sisällytettävä
Kun valmistelutyö on valmis, voit luoda varsinaiset verkkosisällön käännösohjeet.
Tässä osiossa käsitellään olennaiset tiedot, jotka ohjeiden tulisi sisältää riippumatta verkkosisällön tyypistä.
Sinun ei tarvitse luoda ohjeita alusta alkaen: lataa sen sijaan ilmaiset verkkosisällön käännösohjeiden mallipohjamme. Nämä mallipohjat sisältävät suosittelemamme tietokentät ja ovat valmiita välittömästi käytettäviksi.
Projektin nimi:
Käytä kuvaavaa nimeä, jonka avulla voit tunnistaa käännösohjeiden kohteena olevan projektin. Esimerkki projektinimestä voisi olla "ABC yrityksen verkkokaupan sivujen käännös 2025".
Vastuuhenkilö:
Ilmoita käännöshankkeesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot. Näin tiimisi tietää, kenelle kysymykset tulee osoittaa.
Projektin määräaika:
Ilmoita projektin määräaika, jotta sen valmistumispäivä on selvillä. Nämä tiedot auttavat myös muita tiimejä koordinoimaan aloitteita, kuten käännetyn verkkosisällön markkinointia.
Projektin tavoitteet:
Määritä sisällön kääntämisen tavoiteltavat tulokset. Yhteisiä projektitavoitteita ovat:
- uuden markkinan saavuttaminen
- hakukonenäkyvyyden parantaminen olemassa olevilla markkinoilla
- olemassa olevan käännöksen parantaminen.
Lähde- ja kohdekielet
Ohjeissa tulee määritellä verkkosisällön:
- Lähdekieli: nykyinen kieli.
- Kohdekieli tai kohdekielet: kielet, joille haluat kääntää sisällön.
Kohderyhmä:
Anna taustatietoja ihmisistä, jotka haluat kääntämiesi verkkosisältöjen tavoittavan. Näiden tietojen avulla kääntäjä voi paremmin ottaa huomioon kohdeyleisön ominaispiirteet, mieltymykset ja ongelmakohdat.
Äänensävy
Kuten edellä mainittiin, brändin äänensävy heijastaa sen persoonallisuutta. Jos määrität brändisi äänensävyä ensimmäistä kertaa, kiinnitä huomiota seuraaviin seikkoihin:
- Verkkosivustosi sisältö, joka on kohderyhmän äänensävyn mukainen, joten käännetty sisältö vastaa sitä.
- Verkkosivustosi sisältö, joka ei ole kohderyhmän äänensävyn mukainen, joten tiedät, että sitä ei tule seurata.
Samoin voi olla hyödyllistä tunnistaa brändit, joiden äänensävyä haluat (tai et halua) jäljitellä.
Otetaan esimerkiksi luksusbrändien Diorin ja Fendin äänensävyjen erot. Molemmat tuotemerkit ovat TransPerfectin asiakkaita, ja niillä on erilaiset viestintästrategiat huolimatta siitä, että ne kuuluvat samaan holdingyhtiöön, LVMH:n.
"Diorilla on monisanainen ja kuvaileva tyyli", Meritxell kertoo. "Fendi puolestaan käyttää hyvin asiallista ja suoraviivaista viestintästrategiaa."
"Tämän tiedon meille välitti erittäin selkeästi eräs Fendin sisäinen copywriter. Hän sanoi: "Emme halua käyttää Diorin viestintästrategioita, koska haluamme erottautua siitä."
Suositeltava terminologia
Ihannetapauksessa sinulla on sanasto, jossa on määritetty yksityiskohtaisesti suosimasi terminologia. Mutta jos näin ei ole, ohjeissasi tulisi olla suositeltava terminologia tärkeimmille termeille. Ohjeissa olisi mainittava myös vältettävä terminologia.
Sisällön sijainti
Ilmoita, missä osissa verkkosivustoasi aiot julkaista käännetyn sisällön – tai jopa tarkat sijainnit verkkosivulla.
Tämä on tärkeä tieto, koska se voi vaikuttaa käännökseen käyttämiisi resursseihin. Meritxell mainitsee esimerkkinä investoimisen korkealaatuisempiin käännöksiin, jos sisältösi on suosittua tai näkyvää.
Sisällön sijainti osoittaa myös sen käännösversiolle käytettävissä olevan tilan.
Jos käännät esimerkiksi painikkeen tekstiä, varmista, että käännös ei ole liian pitkä tai lyhyt painikkeen kehykseen.
Hakukoneoptimoinnissa (SEO) huomioitavaa
Älä unohda kääntää hakukoneiden sijoituksiin vaikuttavia verkkosisällön metatietoja.
Nämä metatiedot sisältävät:
- Kohdeavainsanat, joita saattaa olla tarpeen muokata uuden kohdeyleisön hakutarkoituksen mukaisiksi.
- Metatiedot ja kuvaukset, jotka voivat ohjata napsautuksia hakutuloksista verkkosisältöösi.
Käännösohjeiden luominen tietyille verkkosisältötyypeille
Yllä mainittujen yleisten tietojen lisäksi verkkosisällön käännösohjeisiin tulisi sisältyä tiettyjä muita tietoja, jos käännät blogiartikkeleita, B2B-palvelusivuja tai tuotesivuja:
Blogiartikkelit
Kuvaile käännettävien blogiartikkeleiden lopulliset tavoitteet ohjeissasi, jotta tiimisi voi tuottaa tavoitteitasi vastaavia käännöksiä. Nämä tavoitteet eroavat yleensä projektin tavoitteista, koska jälkimmäiset ovat laajempia.
Oletetaan, että käännetyn blogiartikkelin tavoitteena on kertoa lukijalle tuotteesi arvosta. Jos näin on, sinun on varmistettava, että käännös välittää tuotteesi tiedot kiinnostavalla ja vakuuttavalla tavalla.
Tämä voi auttaa sinua saavuttamaan projektisi tavoitteen, joka on tuotteidesi tunnettuuden parantaminen uudella kohdemarkkinalla.
Ohjeissasi tulisi myös olla huomautuksia olemassa olevan artikkelin sisällön merkityksestä uudelle kohdeyleisölle.
Jos suurin osa sisällöstä on epäolennaista, harkitse artikkelin sisällön kirjoittamista kokonaan uusiksi (luova käännös) sen sijaan, että käännät vain olemassa olevan tiedon eri kielelle.
"Usein haasteena on sen päättäminen, kuinka tarkasti käännetyn verkkosisällön tulisi vastata lähdemateriaalia", kertoo Marcus Riberg, Semantixin sisältöpäällikkö.
"Mielestäni monet verkkosivut voivat hyötyä käännetyn ja uuden alkuperäisen sisällön yhdistelmästä."
B2B-palvelusivut
B2B-palvelusivun käännösohjeet ovat samanlaiset kuin yleisen verkkosisällön käännösohjeet. Mutta näissä ohjeissa kuvauksen kohdeyleisöstäsi tulisi olla kattava, ellei se jo ole sitä.
Esimerkiksi kohdeyleisön toimialan ja yrityksen koon tunnistamisen lisäksi voit antaa lisätietoa seuraavista seikoista:
- liiketoiminnan tavoitteet
- vastuut organisaatiossa
- kipupisteet.
Miksi tehdä näin?
Koska kolmasosa B2B-asiakkaista suosii digitaalisia itsepalveluvaihtoehtoja myyntiprosessin loppuun saattamiseksi, kuten McKinsey's 2024 B2B Pulse Survey -tutkimus osoittaa.
Tämän kohderyhmän tarpeisiin vastaamiseksi käännettyjen B2B-palvelusivujen on välitettävä houkuttelevia arvolupauksia ja vähennettävä myyntiesteitä mahdollisimman tehokkaasti.
"[Kun työskentelemme käännösasiakkaiden kanssa], kysymme kohdeyleisöstä ja siitä, kuinka muodollista sisältöä he odottavat", Meritxell kertoo.
"Nämä kysymykset auttavat meitä tarkentamaan näillä B2B-palvelusivuilla käyvien potentiaalisten asiakkaiden profiileja."
Tuotesivut
Jos tuotesivuilla on paljon eri osia, älä jätä kääntämättä yhtäkään niistä.
Ohjeissasi tulisi siten mainita kaikki käännettävät osat, kuten:
- pitkät otsikot
- lyhyet otsikot
- pitkät kuvaukset
- lyhyet kuvaukset
- ominaisuudet
- edut.
Mainitse tarvittaessa terminologia, kuten tuotteiden ja tuotelinjojen nimet, jotka tulisi (tai ei tulisi) kääntää. Jos sinulla on käytettävissä kääntäjälle kattava sanasto, se on tietysti vielä parempi.
Tuotesivun käännösohjeissa tulisi myös mainita käännöksen ulkoasua koskevat rajoitukset, jotka kääntäjän on otettava huomioon. Tämän voi sanoa esimerkiksi seuraavalla tavalla: "Pitkä otsikko ei saa ylittää 480 pikseliä".
Olet nyt luonut käännösohjeet. Mitä seuraavaksi?
Kun olet luonut verkkosisällön käännösohjeet, toimita ne kääntäjille, jotta he voivat aloittaa sisällön kääntämisen vaatimuksiesi mukaisesti.
Eikö sinulla ole omaa käännöstiimiä? Harkitse luotettavan käännöskumppanin, kuten Semantixin, palkkaamista.
Työskentelemme ammattitaitoisten kääntäjien kanssa ja käännämme verkkosisältöä kaikilla toimialoilla toimiville yrityksille. Yli 230 kielen asiantuntemuksemme ansiosta mikään kielipari ei ole meille liian haastava.
Kääntäjämme käyttävät myös GlobalLink Webin kaltaisia työkaluja, jotka tunnistavat ja lähettävät automaattisesti uuden verkkosisällön käännettäväksi. Tämä nopeuttaa käännösprosessia ja pitää kustannukset alhaisina.
"Pitkäaikaisen yhteistyökumppanin löytäminen käännöstöihin on aliarvioitu menestystekijä", Marcus kertoo.
Vaikka käytämme ehkä samaa kääntäjien verkostoa kuin asiakkaamme, meillä on pitkäaikaiset suhteet kääntäjiimme. Ajan myötä olemme oppineet tunnistamaan heidän tarvitsemansa tiedot ja voimme lisätä ne käännösohjeisiin jo ennen kuin he niitä pyytävät – näin autamme heitä tekemään parasta mahdollista työtä asiakkaidemme hyväksi."
Jos olet jo luonut käännösohjeet käyttämällä verkkosisällön käännösohjeiden mallipohjiamme, tiimimme voi tarkistaa ja päivittää ne tarvittavilla tiedoilla ennen käännöstyön aloittamista. Laadimme mielellämme myös ohjeet sinulle alusta alkaen.
Varaa puheluaika, joka ei velvoita sinua mitenkään, ja selvitä, miten voimme auttaa sinua verkkosisällön käännösprojektissasi.
