Lag profesjonelle transkripsjoner fra lydopptak med Microsoft Word

Word for nettet, en komponent i Microsoft Office 365, kan spille inn tale og transkribere den automatisk. Denne funksjonen må ikke forveksles med dikteringsfunksjonen i det samme programmet. Den viser tekst mens brukerne snakker, mens Transkribering opererer i bakgrunnen og også legger inn tidsstempler og angivelse av hvem som snakker.

Med transkriberingsfunksjonen i Word 365 kan brukerne ta opp personlige eller virtuelle samtaler og generere en utskrift av dialogen automatisk. I tillegg kan du bruke Word til å lage dine egne notater samtidig. Du kan til og med laste opp og transkribere eksisterende opptak.

Fem krav ved bruk av Transkribering i Word

Før vi begynner er det noen viktige punkter vi må huske:

1. Transkriberingsfunksjonen krever internettforbindelse for å fungere.
2. Transkribering fungerer bare i den nyeste (i skrivende stund) versjonen av Microsoft Edge og Google Chrome.
3. Du kan transkribere opptil maksimalt fem timer tale per måned.
4. Du kan bare lagre én transkripsjon i dokumentets Transkriberingsrute. Lager du en ny transkripsjon, blir den eksisterende slettet (selv om eventuelle deler av transkripsjonen som er importert til selve dokumentet, fortsatt vil være der).
5. Transkribering fungerer med språket du har konfigurert som redigeringsspråk i Office (i skrivende stund er det bare amerikansk engelsk som støttes, men det forventes at det vil bli lagt til flere språk).

Transkribere direkte tale i Word

Uansett om alle personene som er med i samtalen, sitter sammen ved datamaskinen eller har koblet seg til via programvare for videokonferanser, er Word klar til å ta opp og transkribere. Det fungerer slik.

1. Logg deg på Microsoft Office 365 ved hjelp av Microsoft Edge eller Google Chrome.
2. Gå til Hjem > rullegardinmenyen Diktering > Transkribering.
3. I Transkriberingsruten velger du Start innspilling.
   • Første gang du gjør dette, må du kanskje gi nettleseren tillatelse til å bruke mikrofonen. (NB: Ikke koble til hodetelefonene hvis du vil ta opp og transkribere en virtuell samtale, men la isteden Transkribering ta opp lyden som kommer ut av enheten din).
   • Du vet at innspillingen har startet når Pause-ikonet vises i heldekkende blått, og sifrene på tidsstempelet begynner å løpe.
4. Begynn å snakke.
   • Jo klarere talen er, desto mer nøyaktig blir transkripsjonen.
   • La Transkriberingsruten være åpen under opptaket.
5. Innspillingen kan settes på pause ved å klikke på Pause-ikonet og gjenopptas ved å velge Mikrofon-ikonet.
6. Når du skal avslutte innspillingen, velger du Lagre og transkribere nå. Da starter transkriberingen.
   • La Transkriberingsruten være åpen mens transkriberingen pågår.
   • Du kan utføre andre oppgaver i Word, nettleseren eller andre programmer mens transkriberingen pågår.
   • Innspillingen lagres i mappen Transkriberte filer på OneDrive.

Transkribere en eksisterende lydfil i Word

I tillegg til å foreta direkteinnspillinger, kan du laste opp og transkribere lydfiler som er spilt inn tidligere. Det fungerer slik.

1. Logg deg på Microsoft Office 365 ved hjelp av Microsoft Edge eller Google Chrome.
2. Gå til Hjem > rullegardinmenyen Diktering > Transkribering.
3. I Transkriberingsruten velger du Last opp lydfil.
4. Velg lydfilen du ønsker fra boksen for filvalg, så starter transkriberingen.
   • Transkribering støtter for øyeblikket formatene .wav, .mp4, .m4a og .mp3.
   • La Transkriberingsruten være åpen mens filen blir transkribert.
   • Du kan utføre andre oppgaver i Word, nettleseren eller andre programmer mens transkriberingen pågår.
   • Innspillingen lagres i mappen Transkriberte filer på OneDrive.

Legge den transkriberte filen ved et dokument

Transkribering i Word legger ikke automatisk inn lyden eller teksten i det åpne dokumentet. Den knyttes imidlertid automatisk til dokumentet og er tilgjengelig via Transkriberingsruten. Det innebærer at hvis du for eksempel lukker ruten, vil transkriberingsdataene fremdeles være tilgjengelige fra dokumentet når du åpner det neste gang.

Hvis du vil jobbe med transkripsjonen som et vanlig tekstdokument, åpner du Transkriberingsruten og:

• For å legge ved hele transkripsjonen: Velg Legg til alt i dokumentet.
• For å legge ved en del av transkripsjonen: Hold pekeren over delen du vil legge ved, og velg Legg til del i dokumentet.
• For å slette transkripsjonen eller lage en ny: Velg Ny transkribering.

Redigere transkripsjonen

Du kan også redigere den transkriberte filen i Transkriberingsruten. Du kan for eksempel ønske å endre teksten eller endre navnene på dem som snakker (i utgangspunktet identifiseres og merkes de forskjellige deltakerne i samtalen som «Samtaledeltaker 1», «Samtaledeltaker 2» osv. Disse navnene kan endres etterpå).

1. I Transkriberingsruten hoder du pekeren over den delen du ønsker å redigere.
2. Velg ikonet Rediger del av transkripsjon.
3. Rediger innholdet eller endre etiketten. Hvis du vil endre alle forekomster av en etikett, velger du Endre alle samtaledeltakere [x].
4. Du lagrer endringene med Bekreft-ikonet.

Lytt til lydopptaket

I tillegg til den transkriberte teksten lagrer Words transkriberingsfunksjon også lydopptaket i mappen Transkriberte filer i OneDrive. Hvis du vil spille av lyden, bruker du kontrollene øverst i Transkriberingsruten. Den tilsvarende delen i transkripsjonen fremheves når lyden spilles av.

• Hvis du vil spille av en bestemt del av lydfilen, velger du det relevante tidsstempelet i transkripsjonen.
• Avspillingshastigheten kan økes med opptil 200 %.

Få Words automatiske transkriberingsverktøy til å fungere for deg

Transkriberingsfunksjonen i Microsoft Office 365s Word-program er ikke bare en lettvint måte å lage transkripsjoner på, du kan også bruke den til å redigere, lagre og dele den profesjonelt merkede teksten uten problemer.

Så neste gang du planlegger å spille inn en samtale, et intervju eller et møte slik at du kan skrive det opp senere, hvorfor lar du ikke Microsoft Word gjøre den jobben for deg?

Last ned vår gratis mal for transkribering

Last ned maler for både ordrett og standard transkribering. Du kan bruke formatene og eksemplene i ditt eget arbeidsdokument.