Hvordan transkribere et intervju – og maksimere fordelene

Et intervju er en dynamisk prosess, litt som en tenniskamp, og flyten i samtalen bestemmes av hvordan «spillerne» leverer spørsmålene og svarene. For at en intervjuer skal få mest mulig ut av intervjuet, må de derfor konsentrere seg fullt og helt om svarene som kommer tilbake over nettet fra intervjuobjektet.

Enhver distraksjon fra det intervjuobjektet sier, kan føre til at intervjueren går glipp av en viktig kommentar, feiltolker et viktig poeng eller stiller spørsmål som ikke klarer å følge opp tidligere svar.

Det er derfor ingen god idé å slutte å følge med under et intervju for å rable ned det du faktisk fikk med deg. Men hvordan kan en intervjuer oppnå et så godt intervju som mulig og samtidig sikre seg en detaljert og nøyaktig gjengivelse av det som ble sagt?

Det finnes heldigvis en enkel løsning: transkribering. Det er bare å ta opp intervjuet og transkribere innspillingen etterpå.

Hvorfor transkribere et intervju?

Her følger ti eksempler på hvordan du og bedriften din kan dra fordel av transkribering av intervjuer:

1. Gjennomføre bedre intervjuer

Når du vet at et intervju skal transkriberes, kan du legge vekk notatboken, den bærbare PC-en eller nettbrettet og konsentrere deg om grunnen til at du faktisk er der: intervjuet. Når du ikke må ta notater hele tiden, kan du engasjere deg i det som blir sagt, se intervjuobjektet i øynene og bygge en relasjon.

2. Få med deg alle detaljene

Notater som er rablet ned under et intervju, krever vanligvis dechiffrering etterpå. Å slite med å forstå knapt leselige skriblerier og å skrive om de delene du klarer å tyde, tar tid. Hvis du isteden tar opp økten og får den transkribert, kan du imidlertid lese en fullstendig, nøyaktig og tydelig presentert gjengivelse av hele intervjuet.

3. Korrekte sitater

Ordrett gjengivelse er viktig når du siterer intervjuobjektene dine. Faktisk kan det å komme med et unøyaktig sitat medføre rettslige følger og tap av troverdighet når du prøver å arrangere intervjuer i fremtiden. En transkripsjon hjelper deg med å unngå denne mulige fallgruven. Samtidig utgjør den en endelig kilde dersom det skulle oppstå uenighet om hva som faktisk ble sagt.

4. Enkle søk

Å lytte til et helt opptak av et langt intervju hver gang du vil finne en bestemt kommentar, er ikke effektiv tidsbruk. Et transkribert intervju gir deg derimot et søkbart tekstdokument, hvor du lekende lett kan finne et enkelt ord eller uttrykk umiddelbart.

5. Kollegasamarbeid

Intervjuer og den påfølgende analysen av innholdet involverer ofte mer enn én person. Transkribering erstatter de store og uhåndterlige lyd- og videofilene fra intervjuopptaket med mye mindre og mer håndterbare tekstfiler – noe som gjør livet enklere for hele teamet. Nøyaktigheten av en transkripsjon sikrer også at kolleger som ikke var med på intervjuet selv, kan tolke og sitere det som ble sagt uten feil eller tap av kontekst.

6. Gjenbruk av innhold

Ordene som blir sagt i et intervju, kan være verdifulle ved mer enn én anledning, spesielt for dem som jobber med journalistikk eller innholdsproduksjon. Den skriftlige teksten i en transkripsjon er enkel å redigere, oppsummere og utvide. Dermed blir det relativt enkelt å trekke ut forskjellige elementer i intervjuet og tilpasse og gjenbruke dem i forskjellige former, fra en fyndig tweet til en hel artikkel.

7. Generere videotekst

Både undertekster (et tekstalternativ til videodialog), teksting for hørselshemmede (undertekster pluss alle andre relevante elementer i lydsporet, for eksempel bakgrunnslyder og telefoner som ringer) og fremmedspråklige bildetekster (oversatt fra den opprinnelige teksten) krever en transkripsjon med tidsstempler av den opprinnelige videoen før de kan opprettes.

8. Sikker lagring

Transkriberte samtaler gjør det mulig å sammenstille, sammenligne og gå gjennom både tidligere og nye intervjuer. Dette er spesielt nyttig når du for eksempel skal foreta ytterligere analyser, avgjøre en tvist eller evaluere et intervju sammen med data som har kommet til senere. Uansett om notatene dine er skrevet ut på papir, lagret på en bærbar PC eller lastet opp til skyen, blir det enkelt og praktisk å organisere, hente og dele dem.

9. Bedre tilgjengelighet

Lydopptak er i sin natur begrenset til dem av oss som har hørselen i orden. En transkripsjon av opptaket er imidlertid tilgjengelig for hørselshemmede, døve, dem som ikke har en flytende forståelse av språket, og dem som ikke snakker språket i det hele tatt.

10. Vurder prestasjonen din

Vanligvis er det bare samtaledeltakerne som er til stede i et intervju. Å gå gjennom en transkripsjon for å finne ut hvor effektivt spørsmålene ble stilt og vurdere det subtile samspillet mellom intervjueren og intervjuobjektet, kan være en verdifull læringsmulighet for intervjueren. I motsetning til den ufullkomne og subjektive hukommelsen, gir en transkripsjon et nøkternt syn på nøyaktig hva som ble sagt i intervjurommet.

Når blir intervjuer transkribert?

Det finnes en lang rekke situasjoner der noen ønsker å transkribere et intervju. Her er seks eksempler på når det er fornuftig å transkribere:

1. Transkribere intervjuer for kvalitativ forskning

Kvalitativ forskning innebærer innhenting og analyse av ikke-numeriske data, som intervjuer med enkeltpersoner og fokusgrupper. I næringslivet har kvalitativ forskning lenge vært en del av produktets reise til markedet. I tillegg til å bruke disse intervjuene som kildemateriale, er det viktig å registrere og ta vare på dem av hensyn til nøyaktighet og fremtidig referanse. Skriftlige transkripsjoner gir kvalitative forskere det ideelle mediet for dette.

2. Transkribere intervjuer i forbindelse med en avhandling

Intervjuer for akademiske arbeider kan transkriberes for å skape en lett redigerbar versjon av det som ble sagt. Transkribering brukes dessuten ofte i læreinstitusjoner som skoler og universiteter for å heve kvaliteten på undervisningen, gi bedre tilgang til læreressursene og gi studentene søkbare versjoner av forelesninger og foredrag på nettet.

3. Transkribere pasientsamtaler

Arbeidet til leger, sykepleiere og annet helsepersonell er ofte for travelt til at de kan skrive notater etter hver pasientsamtale. Å diktere kommentarene til en opptaker går imidlertid raskt og kan transkriberes til tekst etterpå. Dermed blir den medisinske behandlingen best mulig samtidig som journalene blir pålitelige.

4. Transkribere rettslige avhør og intervjuer

Jurister er avhengige av store mengder lett tilgjengelige skriftlige dokumenter. Uansett om det er snakk om testamenter, vitneforklaringer, rettssaker, voldgift eller mekling, kan transkribering av intervjuer presenteres på et senere tidspunkt, i trygg forvissning om at de stemmer nøyaktig overens med det som ble sagt i intervjuet.

5. Transkribere intervjuer i forsikringsbransjen

Når forsikringsselskaper intervjuer skadeanmeldere, vitner og andre relevante parter, er eventuelle diskusjoner rettslig bindende. Det er viktig at hvert eneste ord registreres helt nøyaktig. Transkribering gjør lyd- og videoopptak av intervjuer om til skriftlig juridisk dokumentasjon som kan brukes til å vurdere og behandle et forsikringskrav.

6. Transkribere intervjuer innen journalistikk

Intervjuet står sentralt i arbeidet til alle journalister eller reportere. Når det er behov for å huske store mengder informasjon, og plikt til å sitere folk korrekt og rapportere hendelsene slik de skjedde, er transkribering en verdifull metode for å fange opp og presentere det som ble sagt helt nøyaktig.

Ordrett transkribering

Med så mange bruksområder for transkribert tekst, er det ingen overraskelse at det også finnes mange forskjellige typer transkriberinger å velge mellom.

En ordrett transkripsjon inneholder alle pauser, alle repetisjoner, hver støy og hvert fyllord (eh, hm, så, liksom). Den som transkriberer, kan til og med legge til notater om slike detaljer som tonefallet som brukes, for å sikre at leseren får like mye informasjon som de ville gjort hvis de hadde lyttet til den opprinnelige innspillingen. Hvis hver minste detalj er viktig, er ordrett transkribering sannsynligvis det beste valget.

Hvis du klarer deg uten irrelevant hosting og stotring, tilbyr en «intelligent» eller «ord for ord»-transkripsjon en redigert versjon av intervjuet – som bare er redigert i den grad at alle uvesentlige lyder, avbrudd og liknende er fjernet.

Det neste trinnet bort fra den ordrette transkriberingen er den «redigerte» transkriberingen. Denne ligner på den intelligente transkriberingen, men grammatikkfeil rettes og ufullstendige setninger fullføres og så videre. Resultatet kan bli mer formelt enn den muntlige versjonen, men den vil være lettere å lese og forstå.

Intelligente og redigerte transkripsjoner er mer anvendelige versjoner av den ordrette transkripsjonen, men de bør bare brukes hvis du er sikker på at intervjuets hørbare tilleggsopplysninger og stilen på leveringen ikke er nødvendig for å gi nyttig innsikt.

Slik bruker du tidsstempler og identifiserer samtaledeltakerne i et intervju

I tillegg til ordene som blir brukt under intervjuet, inneholder en transkripsjon to viktige komponenter: tidsstempler og identifikasjon av samtaledeltakerne. Når brukeren vet hvem som snakker og når, går det an å hoppe rett til bestemte punkter i intervjuet uten å måtte jobbe seg gjennom hele innspillingen.

Vanligvis angis det når en ny samtaledeltaker begynner å snakke. Tidsstempler angir timer, minutter og sekunder – i [HH:MM:SS]-format – fra starten av lydopptaket der den angitte teksten ble sagt.

Tidsstempler og samtaledeltakere kan legges inn i transkripsjoner på flere ulike måter. For eksempel:

• Tidsstempler som angir når tale begynner og slutter, er nyttige når det ikke er dialog helt fra starten av opptaket.

• Tidsstempler og identifikasjon av samtaledeltakerne når en ny person snakker, kan være til hjelp når du skal finne viktige momenter i et lydopptak.
  
  Intervjuer: (00:17:30) Har du noen gang møtt en kjendis?
  Joe Smith: (00:17:32) Vel, jeg har aldri fortalt dette til noen før, men jeg datet Beyoncé en stund tilbake på 90-tallet.
  
  Merkingen kan dessuten bli mer detaljert hvis du legger inn et nytt tidsstempel for hver setning (selv om dette kan gjøre transkripsjonen mindre oversiktlig).
  
  (00:00:00) Dette er et kort eksempel på en transkripsjon. (00:00:02) Tidspunktet når hver enkelt setning starter, vises i tidsstemplet. (00:00:05) Dette er bare én av mange måter å bruke tidsstempel på.

• Et mer vanlig krav er det periodiske tidsstempelet, som legges til med forhåndsbestemte tidsintervaller (for eksempel hvert tredje sekund eller hvert 30. minutt).
  
  (00:00:00) Dette er et eksempel på en transkripsjon (00:00:03) der det er satt inn et tidsstempel hvert tredje sekund (00:00:06) i den skrevne teksten.

Slik transkriberer du et intervju automatisk ved hjelp av apper eller programvare

Å transkribere et intervju kan være en tidkrevende oppgave, og derfor benytter mange seg av de tallrike teknologiske tale-til-tekst-løsningene som finnes på markedet.

Mac- og PC-brukere har flere typer transkriberingsprogramvare å velge mellom. Et eksempel er Windows 11, Microsofts nyeste operativsystem, som har den fordelen at det kan brukes uten internettforbindelse.

I tillegg til den innebygde funksjonen som de fleste smarttelefoner har for å overføre tale til tekst, kan du laste ned en rekke transkriberingsapper til mobile enheter. Med disse appene har du et dedikert og bærbart verktøy for transkribering av intervjuer. Enkelte apper, for eksempel Dragon Anywhere, synkroniseres med skrivebordsversjonen av programvaren og sparer lagringsplass ved å være skybasert. Ulempen med denne funksjonen er at den krever internettforbindelse.

Det finnes også mange gratis transkriberingsverktøy på nettet, men kvaliteten på disse gratisprogrammene varierer mye. oTranscribe, for eksempel, er et gratis produkt med åpen kildekode og har et enkelt grensesnitt som kan brukes rett fra en nettleser.

Selv om transkriberingsprogramvaren og appene er gode, er det likevel dyktige transkribenter som gir størst nøyaktighet. Det er derfor alltid en god idé å lese nøye korrektur på alle intervjuer som er transkribert ved hjelp av kunstig intelligens.

Les mer: De bedste apps og værktøjer til transskribering?

Er du klar til å transkribere ditt neste intervju?

Når du lager en transkripsjon av et intervju, får du et komplett, søkbart og delbart dokument som ikke bare øker kvaliteten på forskningen din, men som også sparer deg for tid og penger og bidrar til å gi arbeidet ditt større integritet.

Når du skal gjennomføre et intervju, skal du derfor ikke tenke på transkriberingen som noe «ekstra». I dagens innholdsdrevne verden er den helt uunnværlig.

Last ned vår gratis mal for transkribering

Last ned maler for både ordrett og standard transkribering. Du kan bruke formatene og eksemplene i ditt eget arbeidsdokument.