Slik skriver du en stilguide

I dette blogginnlegget lærer du hvorfor det er viktig å ha en stilguide, og hva den kan inneholde.

Styleguide2 1920x860
Innhold
    Innhold

      Hvorfor bør dere ha en stilguide for skriftlig materiale?

      En stilhåndbok, eller «style guide», har flere formål: Den skal beskrive hvordan dere skal kommunisere med omverdenen, bidra til helhetlig kommunikasjon eksternt, gjenspeile hvordan virksomheten ønsker å fremstå og sikre at mottakerne lett drar kjensel på dere. Dette kalles av og til «språklig merkevarebygging». Guiden kan også inneholde retningslinjer for internkommunikasjon. En stilguide gjør det også enklere å sikre at varemerkets stil og tone gjengis på en god og helhetlig måte når tekstene oversettes til andre språk.

      Varemerket deres har en unik stemme som skiller seg fra konkurrentenes. Når tekstene skrives av flere ulike personer, er forskjeller i stil og salgsbudskap uunngåelig. Problemet blir større når innholdet i tillegg produseres på flere språk.

      Akkurat som vi reagerer positivt på en kjent menneskelig stemme, er kundene dine mer lydhøre overfor en velkjent merkevarestemme. Hvis varemerkets stemme er konsekvent, bidrar den til å bygge opp troverdighet og pålitelighet i markedet.

      Hva er en stilguide?

      En stilguide for skriftlig materiale er et omfattende rammeverk av skriftkonvensjoner og stilistiske instruksjoner som skribenter, oversettere og andre som jobber med skriving, bør følge. En stilguide eller stilhåndbok inneholder både generelle råd, for eksempel om stil og tone, og svært detaljerte instruksjoner for ting som stavemåte (for eksempel britisk eller amerikansk engelsk), bruk av forkortelser og symboler, osv. Vi kommer tilbake til dette senere i dette innlegget.

      Hvorfor er det viktig å ha en stilguide for hvert enkelt språk?

      Hvis tekstene skal oversettes til flere språk, trenger dere en guide for hvert enkelt av disse, slik at dere kan ta hensyn til viktige faktorer som kulturforskjeller og stilnivå. For eksempel vil man i tilfeller der man bruker en uformell tone på engelsk og norsk, ofte være mer formell på tysk og fransk. Det kan med andre ord være nødvendig å avvike fra stilen og tonen i kildeteksten.

      Hva mener vi med «stil og tone»?

      «Stil og tone» dreier seg om hvordan dere ønsker å fremstå overfor kundene, både skriftlig og muntlig. Det dreier seg altså ikke om selve budskapet, men om hvordan dere formidler det og hvordan det oppfattes av målgruppen. Velger dere en svært ordrik og teknisk stil med mye bransjespesifikk sjargong, er det fare for at målgruppen faller av lasset nokså fort. Det er for eksempel ingen grunn til å si «la oss hjelpe deg å formgi din lingvistiske verktøykasse» når «vi hjelper deg gjerne med å utforme språkløsningen din» fungerer like bra eller bedre.

      Et annet eksempel kan være «tiden er inne for å dra veksler på språkbransjens brede spekter av løsninger» hvis det kan omformuleres til «i dag tilbyr språkbransjen flere løsninger enn noensinne».

      Det er derfor viktig å avgjøre om tonen skal være utpreget teknisk og faktatung eller uformell og ikke særlig teknisk. Husk at den samme tonen og stilen bør brukes på alt materiale, selv om det selvsagt kan være aktuelt å tilpasse stil og tone til ulike målgrupper eller kommunikasjonskanaler. Alder er også en viktig faktor hvis dere selger produkter til ulike aldersgrupper. En global aktør som LEGO tilpasser kommunikasjonen sin slik at den både passer for foreldre og besteforeldre som kjøper DUPLO-klosser til barn og barnebarn, og til større barn som kjøper sine egne LEGO Technic-sett.

      Slik utarbeider dere en stilguide

      Før dere kan sette i gang med skrivearbeidet, må dere ha gjort grundige forberedelser. Begynn gjerne med å definere følgende to profiler:

      Virksomhetsprofil

      En generell beskrivelse av hvordan virksomheten ser på seg selv i forholdet til diverse berørte parter (kunder, leverandører, andre forretningspartnere og økonomiske interessenter, lokalsamfunnet og – selvsagt – de ansatte).

      Hva ønsker virksomheten å signalisere til omverdenen (og til egen organisasjon)?

      Skriv gjerne også litt om virksomhetens visjon, formål og verdier.

      Det dreier seg ikke bare om hva som skal uttrykkes, men om hvordan dere vil uttrykke det. Ved å tenke gjennom disse spørsmålene kan dere sikre konsekvent og profesjonell kommunikasjon av høy kvalitet.

      Språkprofil

      Hvem er kommunikasjonen beregnet på (kunder, teknikere, investorer osv. – det er som oftest mer enn én målgruppe)?

      Språkprofilen må støtte opp om virksomhetsprofilen. Den bør beskrive den språklige stilen og tonen. Denne skal være konsekvent, men kan tilpasses ulike kommunikasjonskanaler og teksttyper, for eksempel følgende:

      • nyhetsbrev
      • tekniske instruksjoner
      • produktbeskrivelser
      • markedsføringsmateriell
      • presentasjoner
      • taler
      • analyser
      • rapporter
      • innlegg på Facebook
      • innlegg på Instagram

      De to siste teksttypene bør antakelig ha en mer uformell og leken stil.

      Tenk gjennom følgende:

      • Hvilke av virksomhetens verdier bør gjenspeiles i kommunikasjonen med omverdenen?
      • Finnes det en varemerkestrategi som det språklige bør støtte opp om?
      • Skal språket først og fremst være formelt eller uformelt i stilen? Hvor personlig bør stilen være?
      • Er det viktig at oversettelsene ligger tett opptil kildeteksten, eller ønsker dere en friere tilnærming med en større grad av markedstilpassing? Hvor mye rom det er for å være kreativ, avhenger ofte av teksttypen.
      • Foretrekker dere en aktiv eller passiv stil? Skal med andre ord kommunikasjonen være direkte, eller bør stilen være mer nøytral og formell?

      Dere bør også vurdere forhold som kortfattethet og setningslengde.

      For virksomheter med behov for oversettelsestjenester kan det være lurt å henvende seg til et oversettelsesbyrå eller en leverandør av språktjenester for å sikre at alle disse punktene er dekket, og få tilbakemeldinger om hvert enkelt av dem.

      Når alle elementene er på plass, kan dere begynne å formulere konkrete skriveregler.

      Skriveregler som skal følges

      For å sikre at kommunikasjonen blir helhetlig og konsekvent, bør stilguiden inneholde konkrete skrive- og formateringsregler som alltid skal følges. Alle eksemplene nedenfor er på engelsk, men dere kan selvsagt også utarbeide stilguiden på et annet språk. For mange virksomheter vil imidlertid en stilguide på engelsk være et nyttig utgangspunkt.

      Forkortelser

      Skal dere bruke vanlige forkortelser (f.eks. «etc.», «e.g.» og «i.e.»), eller bør dere helt unngå dem? Skal dere bruke forkortelser som «Q1», «H2» og «FY» i økonomiske tekster?

      Hvordan vil dere håndtere forkortelser av for eksempel navn på systemer, avdelinger, divisjoner, enheter, sentre og forretningsområder som kanskje ikke er kjent for alle? Skal dere skrive slike navn helt ut første gang de nevnes, og deretter bruke forkortelsen?

      Anførselstegn

      Hva slags anførselstegn skal dere bruke? Skal det f.eks. være doble anførselstegn (...) ved direkte tale og enkle anførselstegn rundt titler på dokumenter og lignende?

      Eksempler:

      • “We're close to reaching our target for 2019,” explains the company’s CEO.
      • Please find more information in the ‘Quick Guide for Operators’.

      Komma

      Skal det være komma før «and» eller «or» til slutt i oppramsinger (såkalt Oxford-komma), eller vil dere utelate det? Skal det være komma etter foranstilte setningsfragmenter, adverbiale leddsetninger eller preposisjonsuttrykk?

      Eksempler:

      • In view of the current economic climate, we will be announcing new and ambitious growth targets next week.
      • Finally, I want to emphasise the importance of proofreading.

      Sammentrukne former

      På engelsk brukes ofte sammentrukne former som «it’s», «you’ll», «I’m» osv. i direkte tale for å gjøre språket mer uformelt. Bruken av sammentrukne former avhenger ofte av teksttype og kommunikasjonskanal. Sammentrukne former kan for eksempel bidra til å gi nyhetssaker på virksomhetens intranett et mer uformelt uttrykk, mens de kan virke malplasserte i virksomhetens offisielle retningslinjer.

      Valuta

      Hvordan skal valutaer skrives? Skal dere bruke de internasjonale valutakodene (ISO 4217), for eksempel «EUR», «USD» og «SEK»? Og skal i så fall disse plasseres før eller etter beløpet?

      Eksempel:

      • USD 5 million / 5 million USD

      Tankestrek

      Hva slags tankestrek skal brukes ved innskudd og tillegg? Skal dere bruke den såkalte en-dashen (–) eller den ekstra lange em-dashen (—) uten mellomrom? Og hva slags strek skal brukes i tall- eller datointervaller?

      Eksempler:

      • He felt that sustainability – rather than profitability – should be top of the agenda.
      • Our results for the 2015-2019 period were driven, in particular, by sales to the US market.

      Datoformat

      Skal det lange datoformatet (10 January 2021) eller den kortere varianten (10.1.2021) brukes? Det lange datoformatet reduserer risikoen for misforståelser, men på grunn av lengdebegrensninger kan det korte formatet være praktisk i tabeller og illustrasjoner.

      Kjønnsnøytralt språk

      Bruk et inkluderende språk med kjønnsnøytrale termer med mindre dere skriver om ett bestemt kjønn, for eksempel i en tekst som omhandler et nytt prosjekt for kvinner i teknologibransjen.

      Unngå å bruke «he/she», «his/hers», «he or she» og «his or hers» så sant det er mulig. Bruk heller flertallspronomen kombinert med flertallsform av personbetegnelsene.

      Eksempel:

      • Ask the applicants for the industrial designer job to bring in their portfolios.

      Overskrifter og titler på dokumenter

      Skal overskrifter skrives med bare én stor forbokstav, som i vanlige setninger?

      Eksempel:

      • Risks related to Covid-19

      Eller skal det være stor forbokstav i hvert ord?

      Eksempel:

      • Risks Related to Covid-19

      Million/billion

      Skal million/billion forkortes?

      Eksempler:

      • Revenue for the year was DKK 15.4bn; ELLER
      • Revenue for the year was DKK 15.4 billion.

      Navn på avdelinger, forretningsområder osv.

      Finnes det offisielle engelske navn på virksomhetens avdelinger, forretningsområder og lignende? Og skal de ha stor forbokstav?

      Eksempel:

      • Please don’t hesitate to contact our Customer Services Department, if you have any questions; ELLER
      • Please don’t hesitate to contact our customer services department, if you have any questions.

      Tall og måleenheter

      Skal dere bruke mellomrom mellom tall og symboler på engelsk (25 % eller 25%)?

      Skal tall til og med ti skrives med bokstaver?

      Eksempler:

      • 2 mm
      • 4 kg
      • 25%
      • My holiday starts in 14 days’ time.
      • There is a two-week delivery time for this item.

      Prosent

      Skal dere bruke %-symbolet, eller skal dere skrive «per cent» med bokstaver?

      Produktnavn og varemerker

      Hvordan skal dere håndtere produktnavn? Skal de oversettes eller beholdes på originalspråket? Skal ®- og ™-symbolet være med? Med mindre det foreligger en offisiell oversettelse, beholdes vanligvis produktnavn på originalspråket, eventuelt etterfulgt av et forklarende tillegg.

      Eksempel:

      • IKEA’s Platsa bed frame

      Programvarestrenger

      Henviser dere til knapper, menyer og andre programvareelementer i tekstene deres? Hvordan vil dere i så fall håndtere disse? Skal de beholdes på originalspråket? Skal de kanskje beholdes på originalspråket etterfulgt av en oversettelse i parentes, eller skal de ganske enkelt oversettes? Skal navn på knapper, menyelementer og så videre stå i kursiv, skrives med fet skrift, settes i anførselstegn eller ganske enkelt skrives med stor forbokstav?

      Eksempel:

      • Click Cancel / Click Cancel / Click ‘Cancel’ / Click Cancel (Avbryt)

      Stavemåte

      Foretrekker dere britiske eller amerikanske former? Valget av stavemåte avhenger ofte av hvilke land dere er til stede i og hvor eventuelle datterselskaper befinner seg. Dere kan også velge å bruke begge stavemåter for å tilpasse dere begge målgruppene.

      Tekniske instruksjoner – aktiv eller passiv

      Foretrekker dere å bruke aktive verbformer (inkludert imperativformer) eller passivkonstruksjoner i for eksempel tekniske instruksjoner? Aktivsetninger er gjerne kortere, og dermed lettere å forstå, enn passivsetninger.

      • Aktivkonstruksjon (imperativ): Check the valve, and install again.
      • Passivkonstruksjon: The valve should be checked before installing it again.

      Telefonnumre

      Hvordan vil dere skrive telefonnumre? Med eller uten mellomrom?

      Klokkeslett

      Vil dere angi klokkeslett i 24-timersformat (med kolon)? For dem som ikke har engelsk som morsmål, er 24-timersformatet lettest å forstå.

      Eksempel:

      • We arrive on Tuesday at 14:00 kan være lettere å forstå enn We arrive on Tuesday at 2 pm.

      Titler

      Vil dere skrive jobbtitler med små bokstaver når de brukes generelt og beskrivende, og med store forbokstaver når tittelen står umiddelbart foran navnet på en person?

      Eksempler:

      • John Eriksson, department manager
      • Department Manager John Eriksson

      Skal jobbtitler oversettes, eller har alle ansatte i virksomheten engelske titler?

      URL-adresser

      Hvordan vil dere skrive URL-adresser? Med eller uten «www»?

      Andre skriveregler

      Dere har kanskje også andre skriveregler internt i virksomheten som er relevante for skriving og oversetting.

      Hva Semantix kan hjelpe dere med

      Det er ingen enkel oppgave å skulle lage en stilguide. Det krever erfaring og ekspertise for å lage en stilguide som virkelig oppnår resultater. Det er der vi kommer inn.

      I tett samarbeid med dere innhenter vi informasjon om varemerkets kjerneverdier, stilistiske preferanser og så videre. Vi bruker deretter dette materialet til å utarbeide standardiserte, brukervennlige retningslinjer.

      Enten dere ønsker dere en helt ny stilguide eller en lokalisert versjon for et bestemt marked, hjelper ekspertene våre dere med å finspisse og trekke ut essensen av varemerkets budskap for internasjonale markeder.

      Så enten dere vil at varemerket deres skal ha en formell eller uformell stil, og enten dere vil bruke en konkret verbtid eller foretrekker en spesiell grammatisk konstruksjon, kan Semantix hjelpe dere med å formulere disse reglene – ikke bare på engelsk eller norsk, men på alle språkene dere bruker.

      Sett fart i arbeidet

      Stilguiden fungerer som et referansedokument for oversetterne og skal brukes i all kommunikasjon for varemerket. Enten oppdraget er å lokalisere nettsider, innlegg i sosiale medier eller annet markedsføringsmateriell, må varemerkets stil og budskap gjengis på en helhetlig måte.

      Det er også viktig at alle involverte kan basere eventuelle tilbakemeldinger og godkjenninger av tekstene på et referansedokument. Når alle bruker stilguiden som et felles rammeverk, vil dere også bruke mindre tid på tilbakemeldinger og redigering av tekstene.

      Det er med andre ord mange gode argumenter for å ha en stilguide.

      Videre lesning og eksempler på stilguider

      Når dere skal gå i gang med arbeidet med stilguiden, kan det være lurt å hente inspirasjon fra eksisterende stilguider. Det ligger mange gode eksempler ute på nettet, ikke bare fra kommersielle selskaper. Det er også mange gode eksempler fra akademia og journalistikkens verden.

      Vil du vite mer om stilguider?